Le centre d’audiologie de Zwolle veut se débarrasser de ses archives gigantesques et volumineuses. La numérisation de leurs archives est une nécessité, mais l’une des conditions est que toutes les données soient disponibles dans un seul système.

En quête d’un environnement de travail sans papier

Michael Heil, directeur de l’AC Zwolle, s’efforce depuis longtemps de créer un environnement de travail sans papier. « Les archives ont commencé à gonfler, dit Michael Heil. « Nous y avions quelque 30 000 dossiers qui prenaient beaucoup d’espace au sol. Il y a autre chose qu’on peut faire avec ça. Au salon Zorg&ICT 2007, le penny est tombé. Archive-IT m’a initié au concept de’Paperless from day one’. Il s’agit en partie du fichier virtuel, qui permet d’afficher les documents électroniques de la même manière que sur papier. Il en résulte un haut niveau d’acceptation de notre part. »

Un ensemble intégré

Michael Heil : « Notre automatisation totale est hébergée dans un programme open source appelé Open AC. D’une manière générale, nous disposons d’un package qui nous permet de facturer, d’enregistrer, de conserver tous les noms et adresses des clients et de garantir l’ensemble du processus auprès de la caisse d’assurance maladie. Avant de parler à Archive-IT, il était déjà clair pour nous que nous voulions un lien entre notre fichier numérique et notre pack Open AC. Archive-IT devait devenir partie intégrante d’Open AC et Archive-IT pouvait le faire pour nous. »

Dans les coulisses

« Avec JIM, le programme de gestion de fichiers, nous travaillons en coulisses. » Selon Michael Heil. Ce Plug-In JIM / Open AC garantit que l’écran JIM avec les fichiers et les documents fonctionne de manière synchrone avec le patient sélectionné dans le système principal. Les utilisateurs peuvent donc accéder à leurs dossiers et documents électroniques directement à partir du système principal dans leur environnement de travail familier. « Selon le patient sélectionné, les enregistrements disponibles sont affichés. Si le fichier n’est pas encore numérique, nous pouvons demander le fichier à Archive-IT via un lien. Le fichier nous est retourné numériquement dans la demi-heure qui suit, après quoi nous pouvons le visualiser et l’éditer dans le fichier virtuel. »

Acceptation élevée

Michael Heil explique pourquoi il a choisi Archive-IT : « Le fichier virtuel a été décisif ! Parce que nous utilisons Virtual File, le concept a un haut degré d’acceptation. Les employés d’AC Zwolle travaillent avec des fichiers numériques, mais tous les documents électroniques sont affichés sous forme de fichiers papier traditionnels. Et le fait qu’Archive-IT déménage avec nous, comme le lien qu’ils ont fait pour nous avec JIM et Open AC, fait d’Archive-IT un choix logique. »

Achèvement de la première phase

Après la première phase, au cours de laquelle AC Zwolle peut demander et consulter des fichiers numériques, la deuxième phase a également été mise en œuvre un peu plus tard. De plus, ils ont numérisé 10.000 fichiers actuels via Bulkscanning et certains d’entre eux ont été stockés à l’extérieur dans le dépôt d’archives sécurisé d’Archive-IT. La recherche d’un environnement de travail sans papier est devenue une réalité pour Audiologisch Centrum Zwolle !

Plus de références
Pento | Archive-IT

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