Numérisation des dossiers du personnel à différents niveaux

De plus en plus d'entreprises abandonnent les dossiers personnels en papier bien tenus. En avez-vous assez de travailler avec des dossiers personnels en papier ? C'est le moment d'y remédier ! La recherche du bon dossier prend souvent beaucoup de temps. Chez Archive-IT, il est possible de numériser les dossiers du personnel à différents niveaux, à savoir au niveau du dossier, au niveau du document ou avec une sélection de documents clés. Dans ce blog, nous vous en dirons plus sur ces différents niveaux !

Avantages de la numérisation des dossiers du personnel

La numérisation des dossiers du personnel est source d'efficacité et d'efficience pour votre organisation. En outre, il existe de nombreux autres avantages, à savoir.

• Structure et simplicité.
• Gain d'espace dans votre organisation.
• Les documents sont disponibles 24 heures sur 24.
• Contrôle supplémentaire des fuites de données.
• Sécurité RGPD.
• Plusieurs employés autorisés peuvent accéder au dossier en même temps.

Joan Damen, responsable administratif chez Porsche Groep Zuid, a également reconnu les avantages de la numérisation des dossiers du personnel : “Un autre avantage est que nous avons à nouveau plus d'espace dans le service et que nous pouvons travailler de manière indépendante. Pour une organisation comportant plusieurs branches, cela peut être très pratique. En résumé, nous sommes très satisfaits de la numérisation", déclare Joan, qui a fait numériser les dossiers du personnel par Archive-IT. Pour en savoir plus sur d'autres clients qui vous ont précédé, cliquez ici.

Numérisation au niveau des fichiers/onglets

Avec la numérisation au niveau du fichier/onglet, nous considérons que le dossier personnel papier appartient au passé. Le dossier est transféré un pour un du papier au format numérique dans un fichier PDF (par onglet). Les documents numérisés sont équipés d'une fonction OCR qui permet de rechercher des mots dans le fichier. Cela permet de trouver facilement et rapidement la bonne information. Les nouveaux ajouts se font au niveau du document.

Avantages :

• Moyen le moins cher de numériser
• Le moins sensible aux erreurs
• Délai d'exécution le plus rapide

Numérisation au niveau du document

Avec cette forme de numérisation, les dossiers du personnel sous forme papier sont entièrement intégrés dans la structure numérique de votre système RH. Cela se fait par indexation automatique. Cela signifie qu'il existe un fichier distinct pour, par exemple, un contrat de travail, une copie d'une carte d'identité, un entretien d'embauche, etc. Le logiciel doit pouvoir reconnaître les documents qui appartiennent à un même dossier.

Le logiciel doit pouvoir reconnaître quels documents appartiennent à quel type de document. Les dossiers du personnel étant différents dans chaque entreprise, le logiciel est adapté à votre entreprise et à vos besoins. Pour que le processus se déroule sans heurts, une ou deux journées de formation sont prévues pour former ensemble le logiciel. De cette manière, le taux de reconnaissance le plus élevé possible est atteint.

Avantages :

• Période de conservation réglable au niveau du document.
• Il existe une classification pour le passé et le futur

Numérisation basée sur des documents clés sélectionnés

Cette forme est une combinaison de la numérisation au niveau des fichiers et des documents. Il s'agit de sélectionner les documents les plus fréquemment utilisés et les plus facilement reconnaissables visuellement, tels que le Certificat de Bonne Conduite, la copie de la carte d'identité, le contrat de travail, etc. Ces documents sont tous stockés dans un onglet séparé. Les autres documents sont affichés dans un onglet séparé. De cette façon, vous pouvez facilement trouver les documents les plus fréquemment utilisés, mais vous ne devez pas tout classer dans des onglets séparés.

Avantages :

• Moyen terme agréable entre le niveau fichier et le niveau document.
• Attrayant en termes de budget et de délai d'exécution.

En résumé, il existe trois façons différentes de numériser vos dossiers personnels. Vous souhaitez en savoir plus sur l'option de numérisation la plus adaptée à votre entreprise ? Alors contactez-nous ici sans engagement !