A la fin de l’année dernière, la rénovation d’un espace vide chez Archive-IT a commencé. L’espace a été converti en un espace de stockage entièrement conditionné pour le matériel d’archives, également connu sous le nom d’espace d’archives. Un espace d’archives ne peut être appelé ainsi que s’il est conforme aux exigences de la Loi sur les archives. Nous vous l’expliquons !

La Loi sur les archives

La loi sur les archives est la loi la plus importante du gouvernement néerlandais pour la fourniture d’informations. La loi de 1995 sur les archives réglemente la gestion et l’accès aux archives gouvernementales. Cette loi précise la période pendant laquelle les documents gouvernementaux doivent être conservés. Mais aussi le soin et l’accessibilité, les règles en matière de prêt et de transfert de propriété, l’accessibilité publique de l’information gouvernementale et le transfert des documents gouvernementaux à un dépositaire. En vertu de la Loi sur les archives, chaque gouvernement doit disposer d’une salle d’archives et d’un dépôt d’archives. Cela s’applique non seulement à l’information analogique, mais aussi à l’information numérique.

Les similitudes et les différences nécessitent un espace d’archivage et un dépôt d’archives.

Vous vous demandez probablement quelle est la différence entre un espace d’archivage et un référentiel. En général, il y a plus de similitudes que de différences. Les deux sont disponibles en analogique et en numérique. Pour le stockage analogique, l’espace doit répondre à différentes exigences. Les exigences d’un dépôt d’archives sont plus strictes que celles d’une salle d’archives. Cela tient au fait que les documents conservés pendant plus de 20 ans finissent dans un dépôt d’archives. Pour ce faire, ces documents sont conservés dans une salle d’archives. Le bâtiment dans lequel se trouve la pièce n’est pas situé dans un environnement où il y a des nuisances extrêmes dues à la pollution atmosphérique et un risque d’incendie ou d’inondation. Les pièces doivent être équipées de détecteurs d’incendie et de détecteurs d’eau.

Une exigence importante à laquelle les deux pièces doivent répondre est celle du climat. L’une des exigences les plus importantes est la température. La température doit être comprise entre 16 et 20 degrés Celsius (avec un dépassement maximal de 25 degrés Celsius de dix jours consécutifs par an). Une autre exigence climatique importante est l’humidité, qui varie entre 30% et 55%. Ces conditions climatiques doivent être mesurées et surveillées en permanence et cet équipement ne doit pas se trouver dans la pièce elle-même.

Les chambres n’ont pas de fenêtres et sont faites de béton de qualité. La salle d’archives et le dépôt d’archives ont les mêmes règles pour la charge au sol, qui est calculée à un poids de 10 kN/m2, pour une installation avec 7 étagères superposées et une distance de 35 cm entre elles. Il existe également des règles de séparation d’avec les autres pièces. Pour une salle d’archives, il s’agit d’un matériau pierreux avec un temps de résistance au feu minimum de 60 minutes conformément à la norme NEN6096. Les deux pièces doivent être équipées de clapets coupe-feu certifiés selon la norme NEN6077 et ne doivent pas comporter de grilles ou autres mezzanines.

Salle des archives Archive-IT

La raison pour laquelle Archive-IT a construit ce nouvel espace d’archives est la demande croissante des municipalités et des agences gouvernementales pour le stockage de leurs documents d’archives. La plupart d’entre eux sont des documents d’archives qui doivent être conservés très longtemps, voire indéfiniment. Les municipalités sont de plus en plus confrontées à un manque d’espace au sein de leurs propres archives, ou de leurs propres espaces qui ne sont pas (ou plus) conformes à ces réglementations strictes. En plaçant les archives chez Archive-IT dans un espace entièrement équipé qui répond à toutes les exigences de la Loi sur les archives, il est possible de combler le délai de 20 ans avant que le matériel ne doive être transféré dans un dépôt. Efficace et accessible !

De plus, il y a aussi une demande croissante de la part des municipalités qui fusionnent. Dans l’idéal, les archives de ces communes sont regroupées et mises à la disposition de tous les utilisateurs autorisés dans le cadre de la fusion à partir d’un seul endroit. Dans les espaces d’archives actuels des communes elles-mêmes, il n’y a souvent pas de place pour cela. Archive-IT offre la solution pour cela.

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