Description du problème
ONS Onderwijsbureau a dû faire face à un manque d'espace. La salle où se trouvaient les archives était située à un emplacement A. Un espace spacieux qui pourrait être utilisé à meilleur escient, par exemple pour des postes de travail supplémentaires. Les archives papier contenaient les dossiers personnels de 50 clients d'ONS Onderwijsbureau. De plus, les dossiers n'étaient pas conformes à la législation AVG. Le client souhaitait que chaque employé puisse accéder à son dossier à tout moment, afin d'accroître la transparence. Cela n'est possible qu'avec un fichier numérique.
Solution
La combinaison de la numérisation et du stockage physique était la bonne solution pour ONS Onderwijsbureau. Les dossiers des employés en activité ont été numérisés et directement importés dans les environnements AFAS de leurs clients. Il y avait également de nombreux dossiers papier d'employés qui avaient déjà quitté leur emploi, mais dont les dossiers devaient encore être conservés conformément à la loi. Ces fichiers sont stockés dans les archives sécurisées d'Archive-IT. Si un fichier est nécessaire, il est livré par numérisation à la demande. Le dossier est ensuite renvoyé par la poste ou numérisé, après quoi il peut être consulté numériquement le jour même. Lors de l'archivage et de la numérisation, les fichiers sont rendus résistants à AVG. Cela signifie que seul ce qui est nécessaire est conservé.
Résultat
- Un espace précieux au sein de l’organisation est libéré, il peut être utilisé d’une autre manière.
- Les dossiers du personnel sont disponibles partout et à tout moment pour les employés autorisés.
- Les dossiers des RH sont désormais stockés conformément à le RGPD.
- On gagne beaucoup de temps en disposant du bon fichier en quelques clics.