Le début du printemps. Une période avec (espérons-le) beaucoup de soleil, les premières fleurs qui vont refleurir et les oiseaux qui sifflent abondamment. Le printemps est le moment idéal pour beaucoup de gens pour mettre leur balai dans le placard. Le jardin est prêt pour le printemps, la maison est soigneusement nettoyée et polie : le fameux nettoyage de printemps est à portée de main!
Nettoyé, à la maison et au travail
En plus de votre environnement privé, le nettoyage printanier peut également être utilisé d’une manière très éclairante dans votre environnement de travail. Parce que si quelque chose vous apporte la tranquillité d’esprit dans votre tête et autour de vous, c’est un lieu de travail bien rangé. Un environnement de travail où vous n’avez pas à chercher ce document parmi les piles de papier. Un lieu de travail où de vieux classeurs font place à de nouveaux bureaux modernes. Peut-être que tout l’espace d’archivage sera transformé en un nouvel espace de bureau, ou en un espace de détente et de détente pour le personnel ? Vous attendez le printemps avec impatience? C’est ce que nous faisons!
Commencez simplement
Chaque chose en son temps. Tout cela semble facile, bien sûr, mais par où commencer ? Votre bureau, les bureaux de vos collègues, la commode et les archives au sous-sol. Tu ne t’es pas juste débarrassé de ça. Conseil : divisez vos documents d’archives en deux catégories :
- Archive dont vous avez fréquemment besoin. Les éléments dynamiques et actuels que vous utilisez régulièrement dans le processus de travail;
- Archives qui ne sont plus consultées quotidiennement, mais qui doivent être conservées et disponibles en cas de besoin.
« Les recherches ont montré que la concentration et la concentration des employés sont nettement meilleures lorsque le lieu de travail est bien rangé! »
La numérisation aide à
Si vous avez ces catégories en vue, les prochaines étapes sont assez faciles à définir. Pour les documents dynamiques,la numérisation est la réponse. Que vous le fassiez vous-même ou que vous le sous-traitiez, cela rend le lieu de travail beaucoup plus clair ! De plus, il vous apportera bien d’autres avantages. Parce que tu cherches ce document dans ce placard bondé ? C’est du passé ! Le gain de temps est donc une conséquence logique.
Archivage externe
L’archivage qui n’est plus si souvent nécessaire peut être externalisé de manière très simple. Pour ce faire, Archive-IT dispose par exemple de différentes méthodes : les documents d’archives sont placés dans des locaux sécurisés et mis à disposition sous forme numérique via la numérisation à la demande. En interne, l’espace est libéré et peut être beaucoup mieux utilisé. Gagnez de la place, du temps et souvent même des coûts.
Bref, en plus de l’environnement de travail ordonné qui crée le calme et la tranquillité, il offre de nombreux autres avantages. Alors, venez faire le ménage de printemps!