Une nouvelle année, un nouveau départ. Un moment idéal pour regarder vers l’avenir et faire des projets pour la période à venir. Le bilan a également été dressé pour le secteur des entreprises et nous repartons pleins d’enthousiasme pour une nouvelle année couronnée de succès. Votre organisation fonctionne-t-elle déjà numériquement ? Pouvez-vous encore apporter des améliorations pour accroître l’efficacité ? Vous avez de nouveaux et beaux projets en cours et vos archives papier sont-elles la dernière chose dont vous voulez vous soucier ? Nous vous donnons cinq conseils pour faire de 2019 une année efficace, numérique et sans papier !
1. Inventaire des archives
Des archives débordantes, des classeurs pleins de dossiers, des bureaux avec des piles de papier et des classeurs pleins d’informations. Reconnaissable ? Jetez un coup d’œil à la quantité de documents papier qu’il vous reste dans votre organisation. Bien sûr, une 2019 numérique n’a plus besoin d’archives papier !
2. Numérisation ou archivage ?
Ok, maintenant tu sais qu’il y a toujours des archives papier. Cependant, pour travailler numériquement, il n’est pas nécessaire de tout numériser (ou de le faire numériser). Le stockage d’archives externes peut également offrir une solution pour les documents que vous consultez dans une moindre mesure. Si vous envisagez d’externaliser vos archives, portez une attention particulière aux certifications telles que ISO 27001 et ISO 9001. Vous avez besoin de quelque chose ? Avec Scanning on Demand, vous pouvez numériser votre fichier en un rien de temps. De cette façon, vous ne numérisez que ce dont vous avez besoin et le papier au sein de votre organisation appartient définitivement au passé!
3. La transition du physique au numérique
Une fois que vous avez choisi un environnement de travail numérique, il est conseillé de choisir un moment précis pour la passerelle en direct. Si une situation se présente dans laquelle des fichiers fantômes sont créés, il en résulte deux vérités et vous n’êtes jamais sûr à 100% si vos informations sont complètes. De plus, la sécurité des données avec les fichiers shadow ne peut plus être entièrement garantie.
4. Autorisations
Pour tirer le meilleur parti de votre environnement de travail numérique, il est essentiel de bien réfléchir aux droits qui devraient être accordés à chaque employé. Qui peut ajouter des documents ? Qui peut modifier des documents ? Y a-t-il des gens qui ont le droit de retirer des documents ? Il existe de nombreuses possibilités numériques, mais il est sage de créer une bonne structure de base pour cela en utilisant des rôles et des groupes.
5. Périodes de stockage
Si vous passez au numérique, vous pouvez également adopter une approche plus professionnelle des périodes de conservation. Les délais de conservation des documents sont de plus en plus importants et constituent un élément essentiel de l’Ordonnance générale sur la protection des données (OFLP). Si vous optez pour la numérisation et le travail numérique, l’enregistrement d’un délai de conservation est un choix judicieux. Par la suite, vous pouvez facilement choisir quels documents/dossiers peuvent être détruits à tout moment.
La numérisation et l’archivage vous aident à faire de 2019 une année numérique. Vous voulez en savoir plus sur les possibilités ? Archive-IT est prêt pour vous !
L’équipe d’Archive-IT se réjouit de tout ce que cette année a à offrir et des grands développements qui ne manqueront pas de suivre. Nous souhaitons à tous une année 2019 réussie, numérique et surtout saine !
