Il y a des années, la municipalité d’Alkmaar utilisait les armoires paternoster de Jalema. Un bon début pour une coopération à long terme. Lorsque la municipalité d’Alkmaar a dû faire face à un manque d’espace pour la destruction des archives en 2008, elle s’est logiquement tournée vers Jalema pour le stockage externe des archives. La coopération a ensuite repris de nouvelles formes, car lorsque la municipalité a voulu numériser, Archive-IT a également pu prouver sa valeur ajoutée. De l’armoire paternoster aux dossiers numérisés : la commune d’Alkmaar, en collaboration avec Archive-IT, réalise ses ambitions.
Archives externes
Frans Alleman, spécialiste DIV à la commune d’Alkmaar, a entièrement supervisé les différents projets et est heureux de partager ses expériences : « Nous avons toujours eu des contacts agréables et de bonnes expériences avec Jalema. Le choix d’Archive-IT était une conséquence logique et familière. Outre les archives à détruire, les fichiers numérisés par Archive-IT sont également stockés à l’extérieur. Lorsque nous faisons une demande à partir des fichiers stockés dans les locaux d’Archive-IT, elle est toujours livrée proprement et à temps. Vous pouvez compter là-dessus. »
Un service éprouvé« Le premier projet qu’Archive-IT a numérisé pour la municipalité d’Alkmaar a été les fichiers OMM et WWB des municipalités de Graft de Rijp et Schermer. Finalement, la municipalité de Schuldhulpverlening-dossiers d’Alkmaar et les dossiers des cimetières d’Alkmaar et de Graft de Rijp et Schermer ont également été numérisés. Nous avons commencé à numériser pour diverses raisons, la plus importante étant le manque d’espace et le désir de travailler efficacement avec les fichiers numériques. Nous avons vraiment utilisé les fichiers de l’OMM et du WWB comme projet pilote pour évaluer si tout répondait à nos souhaits et à nos exigences. Étant donné qu’un certain nombre de projets de numérisation ont suivi le premier projet, vous pouvez deviner que nos expériences ont été très positives. »
Municipalité innovatriceFrans Alleman indique que la municipalité d’Alkmaar travaillera de manière entièrement numérique à partir de janvier 2017. Cela ne signifie pas pour autant que les archives papier appartiennent au passé. Il y a encore des choses dans les archives municipales. « Notre secrétaire municipal a exprimé l’ambition d’être l’une des municipalités les plus innovantes des Pays-Bas. Nous sommes sur la bonne voie et nous nous attaquons à tout par étapes. D’une part, cela nous permet de le gérer, car nous nous occupons de l’ensemble de la facilitation de ces processus, mais d’autre part, de cette manière, nous garantissons également un soutien interne aussi attentif que possible. C’est une grande ambition et nous travaillerons bien sûr tous ensemble pour que cette ambition devienne réalité », déclare Frans Alleman.
Travailler en mobilité avec l’application
« Au fait, je regrette toujours que nous n’utilisions pas l’application Archive-IT Virtual File. Je suis très séduit par cette façon de travailler sur le terrain et j’en vois absolument la valeur ajoutée. Si je regarde les dossiers du cimetière, par exemple, il aurait été facile de prendre une photo de la pierre tombale sur place et de l’ajouter directement au fichier numérique. Malheureusement, nous avons fait des choix différents en interne et n’utilisons pas cette valeur ajoutée. »
Nous sommes fiers que la commune d’Alkmaar ait opté à plusieurs reprises pour Jalema et Archive-IT, allant de l’armoire de paternoster au stockage externe en passant par la numérisation. Merci de votre confiance en nos organisations !