Zonhoven est une commune située au centre de la province belge du Limbourg. La municipalité est située au nord de la capitale provinciale de Hasselt et compte plus de 21.000 habitants. En avril 2018, la municipalité a décidé de commencer à numériser les archives. Ils ont choisi de procéder à la numérisation par étapes. L’aménagement du territoire était la première chose à faire !

Accroître l’efficacité et assurer la sécurité

Nick Mols, Application Manager à la commune de Zonhoven, a largement supervisé ce projet et nous parle de ses expériences :  » La principale raison de la numérisation des fichiers était le manque d’efficacité que nous avons connu. Les fichiers sont souvent nécessaires et doivent donc être disponibles à tout moment et partout. Dans le passé, les employés devaient aller à l’archive tout le temps pour récupérer les fichiers, ce qui est bien sûr très inefficace. Nous considérons que la sécurité des fichiers est très importante et c’est ce qui nous a également amenés à décider de numériser. Un dossier papier comporte également un risque potentiel de perte d’information, et la numérisation nous fournit toujours un support de secours ».

Demander des fichiers pendant la numérisation

Au cours du processus de numérisation, la municipalité de Zonhoven a eu recours à plusieurs reprises à des demandes prioritaires de fichiers via l’archive virtuelle. Comme les fichiers sont régulièrement nécessaires, il était important pour eux d’y avoir accès à tout moment :  » Nous avons mené une étude de marché afin de sélectionner le bon fournisseur et finalement Archive-IT est apparu comme le fournisseur qui convient le mieux à la municipalité de Zonhoven. Ce qui était très important pour nous, c’est que les fichiers puissent également être consultés pendant le processus de numérisation. La manière dont Archive-IT l’a organisé via Virtual Archive s’y intégrait parfaitement. Les demandes d’urgence ont été traitées très rapidement et en toute sécurité. Un point positif majeur est qu’Archive-IT a toujours résolu ce problème de manière correcte et précise, et dans les délais impartis. Même si la vitesse n’était pas encore assez rapide, des efforts supplémentaires ont été faits pour livrer le dossier à temps. »

En pratique

« Nous avons également jeté un coup d’œil sur Archive-IT nous-mêmes, ce qui nous a donné confiance dans la façon dont ils traitent les dossiers. Cela se fait dans un très bon environnement et d’une manière sûre. Notre coopération s’est très bien déroulée et l’image que nous avons obtenue d’Archive-IT est sans aucun doute positive. C’est une entreprise professionnelle qui sait ce qu’elle fait « , dit Nick Mols.

Plus de références
Municipalité de Zonhoven | Archive-IT

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