Thijs Munten a décidé en 2006, après avoir travaillé en partie en tant que salarié et en partie en tant qu’indépendant pendant plusieurs années, de prendre la décision de travailler entièrement à titre indépendant. Maintenant qu’il dirige sa propre entreprise Em-Ka Administratiekantoor, il peut décider par lui-même comment il veut approcher les clients et comment il peut mettre en place l’administration de la manière la plus efficace. Il voulait une entreprise qui excellerait, la numérisation de ses fichiers étant l’un de ses souhaits. Un fichier numérique bien conçu est synonyme d’efficacité. Thijs Munten vous explique comment il a fait cela, vous donne des conseils et vous dit où des améliorations peuvent être apportées.
Comment avez-vous géré cette transition ?
« J’ai commencé par numériser les années où l’administration a été achevée. Ces fichiers étaient auparavant archivés dans une boîte dans le grenier de chaque client. En soi, c’est un moyen de rangement sûr, parce que j’ai tout gardé à l’intérieur plutôt que dans un garage, par exemple. Quand le grenier a commencé à se remplir, j’ai pensé qu’il était temps pour moi de ranger les dossiers en toute sécurité. Après un an, j’envoie les fichiers à Archive-IT et je les fais scanner et intégrer dans mes archives numériques actuelles. J’utilise le Virtual Archive et le Virtual File. Les fichiers des années en cours, actuellement 2012 et 2013, sont toujours à ma disposition dans des dossiers. »
Comment faites-vous l’expérience du travail numérique ?
« Le plus important pour moi, c’est d’être capable de le trouver rapidement. J’avais l’habitude d’aller au grenier pour fouiller les boîtes quand j’avais besoin de quelque chose qui date, par exemple, d’il y a deux ans. Il ne me reste plus qu’à me connecter et, par exemple, à chercher pour 2011 et le nom du client en question. Cela me fait gagner beaucoup de temps et d’espace. En raison de la période d’entreposage de sept ans, mon grenier s’est littéralement rempli. Mais le plus important, c’est peut-être que mes fichiers sont maintenant stockés en toute sécurité. Les risques tels que l’incendie ou le vol ne sont plus un problème et les données personnelles ou commerciales critiques des clients sont désormais beaucoup mieux protégées. Je le signale toujours aux nouveaux clients. »
Rapports d’amélioration
« Je reçois toujours les trucs des clients sur papier. En ce qui me concerne, il y a encore beaucoup de place pour l’amélioration, parce que quand ils peuvent tout me fournir en numérique, je ne peux travailler qu’entièrement en numérique. Si mes clients devaient travailler numériquement, je gagnerais aussi beaucoup de temps. En ce moment, je vais voir beaucoup de clients pour ramasser des choses. Une fois que j’ai mis à jour l’administration, l’administration retourne au client. Si j’ai besoin d’une facture pour ça après, je suis obligé de la redemander au client. »
Existe-t-il encore des différences pour l’administration fiscale et douanière ?
« En termes de commodité, de rapidité et de clarté, c’est sûr. Pendant l’audit, il est beaucoup plus pratique d’effectuer une recherche dans un fichier numérique que dans des dossiers dans des boîtes. De plus, toute l’administration doit être effectuée chaque année. Il est très important que vous le livriez de manière à ce que vous puissiez le trouver vous-même. Si, par exemple, vous souhaitez faire une distinction entre les comptes annuels et la déclaration d’impôt sur le revenu, vous devez également la soumettre de cette manière. Si tout cela est fait numériquement, cela vous donnera beaucoup plus de possibilités et de contrôle. La structure de votre administration peut être beaucoup mieux sauvegardée et c’est également important pour les autorités fiscales. »
Avez-vous des conseils pour les bureaux administratifs qui souhaitent également travailler en mode numérique ?
« Je vous conseille de diviser les comptes annuels et la déclaration d’impôt sur le revenu au moyen d’un onglet pour les entreprises unipersonnelles. Avec une B.V., cela semble un peu différent, car il s’agit d’informations provenant d’actionnaires différents. Un conseil que je peux vous donner, c’est de diviser la déclaration de revenus par actionnaire. »
Thijs Munten est très enthousiaste à l’égard de cette nouvelle méthode de travail sûre. Il a largement atteint son objectif d’établir son bureau de fiducie le plus efficacement possible. Les améliorations qu’il peut encore réaliser du point de vue du client peuvent lui faire gagner encore plus de temps. Il a également pris les premières mesures dans ce domaine. L’ensemble du bureau de l’administration numérique se rapproche de plus en plus.