Le psychologue moyen parle à un certain nombre de clients par jour. Cela implique, bien entendu, l’administration nécessaire. Faites des entrevues, des questionnaires, des tests, des plans de traitement, des rendez-vous, etc. La journée de travail d’un psychologue et le processus d’un client passent par un certain nombre d’étapes. Ces étapes sont documentées… et où aboutissent ces documents ? A droite : dans l’archive.
Vous avez toujours des archives physiques ?
On peut distinguer un certain nombre de types de pratiques lorsqu’il s’agit uniquement des » archives « . Le type 1 fonctionne principalement physiquement. La documentation peut être créée numériquement, mais elle est également imprimée et traitée dans le dossier physique. Lorsque les documents sont consultés et discutés, la copie physique mène. Depuis un certain temps, le type 2 est passé à la création et au stockage numériques des documents dans les fichiers. Bien que la nouvelle information soit numérique, l’archive physique existe toujours depuis l’époque précédant le travail numérique. Le type 3 a déjà été numérisé ; les archives sont entièrement numérisées et tout est accessible numériquement.
Incertain et inefficace
Type 3 ? Alors vous ne vous reconnaissez pas du tout dans le titre de cet article : » manque d’espace dû à une énorme quantité de papier « . Concentrons-nous sur les types 1 et 2, où dans les deux cas une archive est présente et peut être inondée. Est-il encore facile de faire des recherches ? Pouvez-vous toujours trouver le bon fichier en un rien de temps ? Vous arrive-t-il d’emporter un fichier chez vous et vous vous inquiétez de la sécurité de vos données ? Le dossier contient-il vraiment toutes les informations sur le client en question ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions que vous pouvez vous poser en tant que psychologue ou en tant que membre du personnel de soutien, si vous travaillez toujours avec des archives physiques.
L’obstacle appelé papier
En 2017, cela peut se faire différemment. Avez-vous déjà imaginé ce que vous pouvez faire avec cet espace précieux lorsque les archives sont vidées ? Le papier dans une organisation est un obstacle, surtout lorsqu’il s’agit de grandes quantités. Sans parler des risques pour la sécurité. Cela peut se faire différemment. Ou plutôt : cela doit changer !
Mettez fin au manque d’espace !
Lorsqu’il s’agit de clients qui sont en cours de traitement, vous aurez souvent besoin du dossier. Vous pouvez numériser cette quantité de fichiers et éventuellement les importer directement dans votre système numérique sous le bon client. Si un processus de traitement est fermé, vous conservez le dossier pendant un certain temps. Peut-être aussi longtemps que la période de conservation légale vous rend obligatoire, mais peut-être même plus longtemps. Dans la pratique, vous n’avez plus besoin de ces fichiers, ou presque plus du tout. Pour ce faire, utilisez une gestion externe des archives et placez les fichiers dans un environnement hautement sécurisé. Si un fichier est requis, vous pouvez le retourner numériquement avec l’analyse à la demande.
Le résultat ?
Cela crée un espace précieux dans votre organisation ;
- Protection stricte des données sensibles en matière de protection de la vie privée ;
- Travailler efficacement ;
- Pas de temps de recherche inutile ;
- Vous n’êtes plus dépendant d’un bureau ou d’un lieu ;
- Vous pouvez facilement partager des informations avec des collègues autorisés
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