La société Tangenborgh est spécialisée dans la prise en charge des personnes âgées, en se concentrant sur le logement, les soins et le bien-être. Ils atteignent leur objectif dans la région de Drenthe Sud, où ils se caractérisent par leur proximité avec les gens et leur connaissance réelle des souhaits de leurs habitants. Zorggroep Tangenborgh a clairement formulé ses objectifs numériques pour pouvoir travailler de manière plus efficace et transparente. Archive-IT les a aidés à réaliser le travail de numérisation du département des ressources humaines.

Gerwin Maat (Ass. Head of Automation) et Miriam Klok (Project Manager eHRM) la société Tangenborgh expliquent quelles mesures ils ont prises pour réaliser ce département RH efficace, transparent et sûr.

Le choix d’Archive-IT

« J’ai guidé le processus depuis le début : de la sélection du fournisseur à la planification et à l’évaluation finale. Pour nous, scanner nous-mêmes nos dossiers personnels n’était pas une option. Nous voulions confier cette tâche à une partie spécialisée dans ce domaine, capable de réagir rapidement et, surtout, de garantir correctement la sécurité des données. Les dossiers du personnel sont extrêmement sensibles à la protection de la vie privée et une bonne assurance et une certification à ce sujet ont donc été cruciales pour faire notre choix. Cela m’a tout de suite fait du bien. Avant de commencer à travailler avec Archive-IT, j’ai fait le voyage à Reuver afin de pouvoir voir à quelle organisation nous avions affaire, quelles mesures ils prenaient et dans quelle pratique. Ce bon sentiment s’est confirmé au cours de cette visite. » Gerwin dit avec conviction.

Une fourniture complète d’informations

Miriam Klok a été impliquée dans le contenu du projet à partir de son domaine d’expertise. « Lorsque nous sommes passés au dossier numérique du personnel dans notre environnement AFAS, j’ai tout de suite compris qu’il fallait faire quelque chose avec ces dossiers papier. Pour que tout reste complet, ce processus de numérisation était inévitable. Et c’est une bonne chose : maintenant que nous avons tout numériquement, nous pouvons travailler beaucoup plus efficacement. Les employés peuvent consulter leur propre dossier, ce qui fait de nous un service transparent. Avant de faire numériser tous les fichiers en masse par Archive-IT, nous avons réalisé un projet pilote avec Archive-IT. Ils ont numérisé 40 dossiers pour nous à l’avance. Cette approche a été très agréable pour nous ; ce projet pilote nous a permis de vérifier dans la pratique si nos choix en ce qui concerne le fichier numérique étaient les bons, et nous avons également été en mesure de les affiner si nécessaire. Cela nous a donné confiance lorsque nous avons commencé la grande bataille de la numérisation « , dit Miriam.

Gerwin ajoute à cela : « Il va sans dire qu’il faut toujours s’habituer à une nouvelle façon de travailler, mais nous pouvons regarder en arrière sur un projet très réussi. La mentalité pragmatique, la flexibilité et le rôle de conseil d’Archive-IT ont largement contribué à ce succès. Nos ambitions numériques vont beaucoup plus loin et la société Tangenborgh devient petit à petit entièrement numérique. »

Nous remercions la société Tangenborgh pour sa confiance en Archive-IT!

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la société Tangenborgh | Archive-IT

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