En janvier 2019, Archive-IT a commencé à numériser les dossiers de permis d’environnement et de sols de la commune de Peel en Maas. En numérisant les fichiers, les processus de travail seront améliorés et accélérés. Un aspect unique de cette affectation est qu’un employé d’Archive-IT prépare les fichiers sur place pour la numérisation, après quoi ils sont numérisés.

Travailler plus efficacement

La commune de Peel en Maas est issue de la fusion des anciennes communes de Helden, Kessel, Meijel et Maasbree. La municipalité souhaite améliorer le service pour ses employés internes, c’est pourquoi elle a choisi de commencer à numériser leurs fichiers. Les services d’Archive-IT ont été jugés les mieux adaptés aux souhaits de la municipalité de Peel en Maas. Toos Wilms, archiviste de la commune de Peel en Maas, explique : « Les services fournis par la commune sont entièrement numériques et le papier ne convient plus pour cela. De plus, un fichier numérique émerge beaucoup plus rapidement qu’un fichier papier, et il est aussi beaucoup plus sûr. »

Numérisation sur site

Eljesa Muzlijaj, employée du service Archive-IT, nettoie les dossiers de la commune de Panningen. Eljesa explique comment cela fonctionne : « Je travaille actuellement sur le nettoyage et la numérisation des dossiers des installations environnementales. Ces fichiers contiennent de nombreux documents différents, tous avec des mises en page différentes. C’est pourquoi il est important que le contenu de ces fichiers soit correctement discuté avant qu’ils ne puissent être classés sous les bons onglets. Un dossier est alors constitué de tous les documents et ce dossier est lié à la date de décision correspondante. Lorsque vous ouvrirez plus tard la version numérique, vous pourrez voir d’un coup d’œil quels documents vont ensemble. »

Précautions d’emploi

Une fois tous les fichiers numérisés, ils seront en principe conservés pendant encore trois ans chez Archive-IT, dans stockage au niveau des palettes. Toos Wilms : « Pendant cette période, nous verrons s’il y a des incertitudes et si tout se passe bien en ce qui concerne les archives numériques. Si tel est le cas, nous faisons une déclaration de destruction et tout est détruit en toute confidentialité. De cette façon, nous sommes sûrs d’avoir des archives fiables et de qualité. »

Une coopération agréable

La commune de Peel en Maas et Archive-IT travaillent ensemble depuis plus de six mois. Toos Wilms explique : « La coopération avec Eljesa et Archive-IT se passe très bien. Eljesa est maintenant une collègue à part entière de la municipalité et nous sommes très positifs quant au travail qu’elle a accompli jusqu’ici. De plus, la manière dont nous avons discuté du traitement de la commande avec Archive-IT s’est également bien déroulée. Nous avons divisé la mission en petites parties et examiné chaque partie pour voir exactement comment nous pouvions le faire. »

La municipalité de Peel en Maas a de nombreuses ambitions numériques et ce nettoyage du contenu et la numérisation des archives y contribuent. Ces activités se poursuivront encore longtemps, nous nous réjouissons donc d’une collaboration agréable et à long terme !

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