Mytylschool Gabriël est une école à’s-Hertogenbosch pour l’éducation spéciale et secondaire. Une école pleine de vie et au cœur d’une société en constante évolution. L’objectif le plus important est que l’éducation et le soutien permettent aux élèves de prendre une place dans la société avec confiance en eux.

Mytylschool Gabriël a choisi de numériser et d’importer ses dossiers personnels dans son propre environnement AFAS. Inge Oelen (directeur/administratrice) et Lilian van Amelsvoort (chargée de mission P&O) ont été impliquées dans le processus et partagent leurs expériences.

Du papier au numérique

Les dames disent : « Ce n’est plus de cette époque que vous avez tout sur papier, c’est extrêmement vulnérable, beaucoup plus sujet aux erreurs et vous devez prendre en compte l’AVG. Dans le cas du travail numérique, les employés peuvent consulter leurs propres documents à tout moment. C’est ce qu’Archive-IT a réalisé pour nous en transférant tous les fichiers numérisés vers AFAS InSite. Tous les employés ont accès à leur propre dossier personnel. Maintenant, ils s’assoient sur la tablette à la maison, sur le canapé, et regardent ce qui s’est passé pendant toutes ces années où ils ont travaillé ici. Nous recevons déjà des réactions positives ! »

Positivement surpris

Le choix d’Archive-IT a été facile :  » Nous avons entendu de bonnes histoires et de bonnes expériences à propos d’Archive-IT. Après la première réunion, nous étions complètement retournés, c’était une conversation agréable et nous avons été positivement surpris par l’implication. Pour nous, il était particulièrement important qu’elle soit réalisée avec soin. De plus, le fait que la mission ait pu être réalisée rapidement et que Archive-IT ait un lien avéré avec l’AFAS a été un atout supplémentaire. »

« Maintenant, les employés sont assis sur la tablette à la maison sur le canapé, regardant ce qui s’est passé pendant les années qu’ils ont travaillé ici. »

Bonne orientation

Le transport des dossiers demande beaucoup de travail. Les employés de Mytylschool Gabriël ont été très satisfaits du processus. Lilian dit : « La collecte des fichiers s’est déroulée sans problème. J’étais là lorsque les dossiers ont été chargés et la voiture a ensuite été scellée, ce qui m’a donné un sentiment de familiarité. Lorsque les fichiers étaient à Archive-IT, il y avait des échanges sur l’aspect numérique du fichier. Cela impliquait plus de choses que nous ne l’avions pensé à l’avance, mais logiquement, rétrospectivement. Nous n’en avions pas tenu compte, mais heureusement Archive-IT a posé des questions spécifiques pour s’assurer que tous nos souhaits soient inclus dans le fichier numérique. Le contact a été agréable, les lignes de communication courtes et nous avons vraiment réfléchi avec nous, ce qui était tout à fait en ligne avec les attentes que nous avions. Archive-IT excelle vraiment dans le contact personnel et l’image professionnelle du fichier numérique ».

Demande de fichiers

Outre la numérisation des dossiers du personnel, un certain nombre de dossiers ont été archivés. Lilian a vécu le processus de récupération d’un dossier comme positif. Un plan détaillé, étape par étape, avec des écrans d’impression et des flèches, permettait de demander très facilement un dossier.

Inge et Lilian ont-elles ajouté quelque chose à ce qui précède ? « Oui, nous sommes la meilleure école des Pays-Bas ! »

Plus de références
Mytylschool Gabriël | Archive-IT

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