De nombreux documents juridiques ont une période de conservation obligatoire. Il en résulte des piles de papier, des archives surchargées et un manque d’efficacité. Un cabinet notarial renommé de la région bruxelloise a reconnu ce problème et a opté pour le stockage externe de ses archives chez Archive-IT.

Manque d’espace

Mme v. E, directrice du bureau, explique : « Par manque d’espace, nous cherchions un moyen d’entreposer nos dossiers à l’extérieur. La sécurité de nos dossiers a joué un rôle important à cet égard. Nous sommes clients de Jalema depuis des années et nous avions auparavant stocké nos archives dans une armoire mobile Jalema. Quand il a commencé à être surpeuplé, nous avons décidé de contacter Jalema et c’est ainsi que nous nous sommes retrouvés chez Archive-IT. »

Scanning on Demand

Mme v. E. poursuit : « Nous avons choisi de conserver la partie la plus ancienne de nos archives chez Archive-IT. Nous avons opté pour stockage au niveau des palettes. Il s’agit de dossiers de plus de 12 ans dont nous n’avons plus besoin régulièrement. Si nous recevons toujours une demande pour l’un de ces fichiers, nous pouvons facilement la demander via Scanning on Demand. Nous aurons alors le dossier nécessaire en mains dans les 24 heures. L’application se fait via une application sécurisée, très conviviale. C’est une solution idéale ! »

Une coopération agréable

« Nous sommes très satisfaits de la coopération avec Archive-IT. Nous étions un peu hésitants avant, car vous nous remettez bien sûr une grande partie de vos précieuses archives. Cependant, toutes nos préoccupations ont été rapidement dissipées et le projet s’est déroulé rapidement et sans aucun problème. Nous avons beaucoup plus d’espace dans nos bureaux, sans compromettre la disponibilité de nos dossiers. Nous pouvons toujours utiliser les fichiers et l’espace interne d’une manière plus valable. Une situation gagnant-gagnant si vous voulez mon avis. Archive-IT a livré la meilleure qualité ! Par conséquent, nous retournerons certainement à Archive-IT pour le stockage de nos fichiers à l’avenir. »

Archive-IT remercie l’étude de notaire pour sa confiance !

*A la demande du notaire, cet entretien a été rendu anonyme.

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Notaris de Schepper | Archive-IT

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