Fonction (semi-)publique

Les organismes (semi)gouvernementaux travaillent quotidiennement avec des données sensibles en matière de protection de la vie privée. Bon nombre de ces documents ont des délais de conservation obligatoires, comme les dessins de construction, les permis environnementaux, les dossiers de l’OMM et d’autres documents importants. Il s’agit de toutes les informations qui doivent être conservées conformément à la loi et pour les opérations commerciales. Néanmoins, le stockage interne de ces fichiers comporte des inconvénients, tels que le manque d’espace, l’inefficacité et l’accessibilité limitée. La numérisation et/ou l’archivage externe peuvent être avantageux. Vous pouvez y parvenir avec les solutions d’Archive-IT.

Demande d’informations

Numériser pour le gouvernement

La solution idéale pour les dossiers qui sont fréquemment consultés, qui doivent être conservés dans de nombreux endroits différents et qui doivent être conservés pendant longtemps. Archive-IT possède une grande expérience dans la numérisation de fichiers. Ce processus s’effectue conformément à la législation et le fichier numérique répond à toutes les exigences. Archive-IT examine avec vous les souhaits et les exigences qui correspondent à votre organisation, au budget, mais aussi à la législation et à la réglementation en vigueur.

NUMÉRISER
Laptop

Archivage pour le gouvernement

Archive-IT dispose de différentes formes de stockage d’archives, à savoir : Bronze, Argent et Or. Ainsi, il existe toujours une solution adaptée à vos souhaits et à vos besoins. La sécurité et le soin sont les principes directeurs de nos solutions. Pensez, par exemple, à l’installation de gaz d’extinction de CO2 et à nos certifications ISO.

Le stockage d’archives Gold d’Archive-IT offre la solution idéale pour placer vos précieux documents d’archives à l’extérieur ! Un système de climatisation complet régule et surveille toutes sortes de facteurs climatiques. Pensez à une humidité et une température constantes. Ce système climatique signale également les cas où les valeurs ne sont pas conformes aux normes établies. Ce rapport nous permet d’affiner les valeurs afin qu’elles soient à nouveau conformes aux normes établies.

Archivage physique
  • Amélioration de la sécurité des données ;

  • Renseignements également disponibles en dehors des heures de bureau ;

  • Pas de soucis d’incendie, de cambriolage et/ou de dégâts des eaux ;

  • Les dossiers ne se perdent plus.

Tablet

Accessibilité numérique

En fin de compte, tout dépend d’un accès numérique sûr à l’information. Archive-IT a développé une plate-forme avec AIR sur laquelle toutes les informations, qu’elles soient physiques ou numériques, peuvent être archivées correctement. Et plus important encore : facile à trouver. Autonome ou intégré à votre système actuel.

Archivage numérique

« La température constante, le système de gaz d’extinction, l’humidité et la sécurité sont de premier ordre. Comme les cartons ont des dimensions différentes, il était difficile de les stocker dans nos propres archives. Chez Archive-IT, ils ont reconstruit les étagères pour archiver les cartons. Comme ça, on n’a rien à reconstruire, ça nous fait économiser beaucoup d’argent ! »

Hans van de Mortel | Archiviste municipal, Municipalité de Roermond

« J’ai toujours dit : nous n’allons pas numériser, parce que les fichiers physiques ne sont pas lisibles en ce moment. Mais nos médecins scolaires travaillent sur place avec un ordinateur portable et une carte UMTS, de sorte que les fichiers devaient être accessibles par téléphone portable. Les dossiers ont été pris en charge à l’échelle 1:1 et nous avons été agréablement surpris qu’ils soient extrêmement faciles à lire. Vraiment génial ! »

Gertrud Vogel | Gestionnaire de concession, GGD Twente

« Le choix d’Archive-IT a été fait à l’issue d’une enquête approfondie, au cours de laquelle ils ont pesé différents critères. Un critère important a été le certificat ISO 27001, qui signifie sécurité de l’information. « Nous travaillons avec des documents sensibles à la vie privée et Archive-IT a tout cela en ordre. »

Alex Huisman | Informatisation et automatisation des consultants, Municipalité de Langedijk

« Nous avons toujours eu des contacts agréables et de bonnes expériences avec Jalema. Le choix d’Archive-IT était une conséquence logique et familière. En plus des archives à détruire, les fichiers numérisés par Archive-IT sont également stockés en externe. Dans le cas où nous faisons une demande à partir des fichiers stockés dans les locaux d’Archive-IT, elle est toujours livrée proprement et à temps. Vous pouvez compter là-dessus. »

Frans Alleman | Spécialiste DIV, Municipalité de Alkmaar

« Nous avons de très bonnes expériences avec Archive-IT. Et surtout le service. Si vous le voulez rapide, vous pouvez le faire rapidement. Vous pouvez simplement conclure des accords à ce sujet. Il y a un très bon soutien. Il y a toujours une solution. »

Maarten van Berlo | Chef de projet numérisation, Municipalité de Venray

« Nous avons nous-mêmes jeté un coup d’œil à Archive-IT, ce qui nous a donné confiance dans la façon dont ils traitent les dossiers. Cela se fait dans un très bon environnement et d’une manière sûre. Notre coopération s’est très bien déroulée et l’image que nous avons obtenue d’Archive-IT est sans aucun doute positive. C’est une entreprise professionnelle qui sait ce qu’elle fait ! »

Nick Mols | Gestionnaire d'application , Municipalité de Zonhoven

« Si vous regardez comment Archive-IT a guidé et pris en charge ce processus, nous sommes très satisfaits. C’était sympa qu’ils aient partagé la planification avec nous ; nous avons pu tout suivre en temps réel. De plus, tous les employés sont très orientés vers le client, de la gestion de projet à l’exécution, en passant par les TIC. Quand j’ajoute à cela la rapidité d’Archive-IT, ils ont parfaitement répondu à nos besoins. »

Luc Mintjens | Directeur du personnel RH, Stichting Swalm & Roer

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