Fonction (semi-)publique

Les organismes (semi)gouvernementaux travaillent quotidiennement avec des données sensibles en matière de protection de la vie privée. Bon nombre de ces documents ont des délais de conservation obligatoires, comme les dessins de construction, les permis environnementaux, les dossiers de l’OMM et d’autres documents importants. Il s’agit de toutes les informations qui doivent être conservées conformément à la loi et pour les opérations commerciales. Néanmoins, le stockage interne de ces fichiers comporte des inconvénients, tels que le manque d’espace, l’inefficacité et l’accessibilité limitée. La numérisation et/ou l’archivage externe peuvent être avantageux. Vous pouvez y parvenir avec les solutions d’Archive-IT.

Demande d’informations

Numériser pour le gouvernement

La solution idéale pour les dossiers qui sont fréquemment consultés, qui doivent être conservés dans de nombreux endroits différents et qui doivent être conservés pendant longtemps. Archive-IT possède une grande expérience dans la numérisation de fichiers. Ce processus s’effectue conformément à la législation et le fichier numérique répond à toutes les exigences. Archive-IT examine avec vous les souhaits et les exigences qui correspondent à votre organisation, au budget, mais aussi à la législation et à la réglementation en vigueur.

NUMÉRISER
Laptop

Archivage pour le gouvernement

Archive-IT propose différentes formes de stockage d’archives pour l’externalisation de vos archives. De cette façon, il y a toujours une solution adaptée et vous serez soulagé de tous vos soucis tout au long du processus. La sécurité et le soin sont les principes directeurs de nos solutions. Plusieurs protocoles ont été mis en place pour garantir la sécurité des documents, tels que le système d’extinction à gaz. De plus, Archive-IT archive de manière unique, ce qui garantit l’accessibilité de vos archives et le bon service de gestion axé sur l’actualité de vos archives.

Droit de l’archivage ? Archive-IT dispose d’une salle climatisée conforme à toutes les exigences de la Loi sur les archives. Le système de climatisation de cette pièce permet, entre autres, de maintenir la température et l’humidité stables. La salle d’archives est spécialement conçue pour les informations qui ont besoin d’être stockées pendant une longue période ou même indéfiniment.

Archivage physique
  • Amélioration de la sécurité des données ;

  • Renseignements également disponibles en dehors des heures de bureau ;

  • Pas de soucis d’incendie, de cambriolage et/ou de dégâts des eaux ;

  • Les dossiers ne se perdent plus.

Tablet

Accessibilité numérique

En fin de compte, tout dépend d’un accès numérique sûr à l’information. Archive-IT a développé une plate-forme avec AIR sur laquelle toutes les informations, qu’elles soient physiques ou numériques, peuvent être archivées correctement. Et plus important encore : facile à trouver. Autonome ou intégré à votre système actuel.

Archivage numérique

« La température constante, le système de gaz d’extinction, l’humidité et la sécurité sont de premier ordre. Comme les cartons ont des dimensions différentes, il était difficile de les stocker dans nos propres archives. Cela signifierait que nous devrions reconstruire l’archive entière. Archive-IT a comblé une lacune et aidé à trouver une solution. Chez Archive-IT, ils ont reconstruit les étagères pour archiver les cartons. Comme ça, on n’a rien à reconstruire, ça nous fait économiser beaucoup d’argent ! »

Hans van de Mortel | Archiviste municipal, Municipalité de Roermond

« J’ai toujours dit : nous n’allons pas numériser, parce que les fichiers physiques ne sont pas lisibles en ce moment. Mais nos médecins scolaires travaillent sur place avec un ordinateur portable et une carte UMTS, de sorte que les fichiers devaient être accessibles par téléphone portable. Les dossiers ont été repris à l’échelle 1:1 et nous avons été agréablement surpris qu’ils soient parfaitement lisibles ! Vraiment génial. Au printemps 2011, nous avons visité Archive-IT pour nous faire une idée de l’entreprise. Après avoir fait rapport au conseil d’administration, nous avons pu commencer le coup d’envoi. Des efforts ont été nécessaires pour obtenir un soutien, car un groupe d’utilisateurs était très sceptique à l’égard du fichier numérique. Après une rencontre entre les utilisateurs et Archive-IT, tout le monde était enthousiaste ! Et ce n’est plus le cas. »

Gertrud Vogel | Gestionnaire de concession, GGD Twente

« Le choix d’Archive-IT a été fait à l’issue d’une enquête approfondie, au cours de laquelle ils ont pesé différents critères. Un critère important a été le certificat ISO 27001, qui signifie sécurité de l’information. « Nous travaillons avec des documents sensibles à la vie privée et Archive-IT a tout cela en ordre. »

Alex Huisman | Informatisation et automatisation des consultants, Municipalité de Langedijk

« Nous avons toujours eu des contacts agréables et de bonnes expériences avec Jalema. Le choix d’Archive-IT était une conséquence logique et familière. En plus des archives à détruire, les fichiers numérisés par Archive-IT sont également stockés en externe. Dans le cas où nous faisons une demande à partir des fichiers stockés dans les locaux d’Archive-IT, elle est toujours livrée proprement et à temps. Vous pouvez compter là-dessus. »

Frans Alleman | Spécialiste DIV, Municipalité de Alkmaar

« Nous avons de très bonnes expériences avec Archive-IT. Et surtout le service. Si vous le voulez rapide, vous pouvez le faire rapidement. Vous pouvez simplement conclure des accords à ce sujet. Il y a un très bon soutien. Il y a toujours une solution. »

Maarten van Berlo | Chef de projet numérisation, Municipalité de Venray

« Nous avons nous-mêmes jeté un coup d’œil à Archive-IT, ce qui nous a donné confiance dans la façon dont ils traitent les dossiers. Cela se fait dans un très bon environnement et d’une manière sûre. Notre coopération s’est très bien déroulée et l’image que nous avons obtenue d’Archive-IT est sans aucun doute positive. C’est une entreprise professionnelle qui sait ce qu’elle fait ! »

Nick Mols | Gestionnaire d'application , Municipalité de Zonhoven

« Si vous regardez comment Archive-IT a guidé et pris en charge ce processus, nous sommes très satisfaits. C’était sympa qu’ils aient partagé la planification avec nous ; nous avons pu tout suivre en temps réel. De plus, tous les employés sont très orientés vers le client, de la gestion de projet à l’exécution, en passant par les TIC. Quand j’ajoute à cela la rapidité d’Archive-IT, ils ont parfaitement répondu à nos besoins. Chez Archive-IT, Rendez-vous est : Rendez-vous et cela a fait une grande collaboration. »

Luc Mintjens | Directeur du personnel RH, Stichting Swalm & Roer

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