Au sein des entreprises, la gestion des archives numériques joue un rôle important. Mais comment les entreprises peuvent-elles s'assurer que leurs processus d'archivage évoluent avec la quantité croissante de documents et de fichiers numériques ? Dans cet article de blog, nous examinons 10 conditions à remplir pour continuer à optimiser et à améliorer vos archives numériques, dans une optique de croissance et d'efficacité.
1. Inventaire et classification
L'inventaire et la classification des documents électroniques sont importants pour la préservation, la gestion et l'accessibilité de l'information numérique. Tout d'abord, un inventaire approprié est essentiel pour déterminer quels documents et fichiers électroniques sont présents dans les archives. Il s'agit notamment d'identifier les types de fichiers, les métadonnées et l'origine des documents.
Ensuite, une classification minutieuse est importante pour structurer et organiser l'information en vue d'une utilisation efficace. Il est également nécessaire de prendre en compte les aspects juridiques, tels que les lois sur la protection de la vie privée et les périodes de conservation des différents documents. Un inventaire et une classification réussis améliorent la facilité de recherche et la conformité aux normes d'archivage, ce qui est essentiel pour la préservation des archives numériques et une structure d'information efficace.
2. Politique de conservation
Comme indiqué précédemment, il est nécessaire de prendre en compte les aspects juridiques, tels que les lois sur la protection de la vie privée et les périodes de conservation des différents documents et fichiers (personnels). Ces politiques, également appelées politiques de conservation, fournissent une structure et des lignes directrices pour la conservation et la destruction éventuelle des informations numériques d'une manière prudente et conforme à la loi. En respectant ces politiques, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences légales, mais aussi protéger la vie privée et gérer les documents de manière efficace et pratique.
3. Évolutivité
Avec des archives numériques en pleine croissance, l'évolutivité est une nécessité, afin qu'il n'y ait jamais trop peu d'espace de stockage. Par exemple, en travaillant avec une solution en nuage, une capacité supplémentaire (puissance de traitement, mémoire, espace de stockage) peut être rapidement et facilement ajoutée pour répondre à la demande. Il en résulte une flexibilité et une efficacité accrues, ce qui permet aux entreprises de se développer rapidement pour gérer la quantité croissante d'informations numériques.
En outre, les documents qui ne sont plus nécessaires au quotidien sont archivés, ce qui libère les systèmes primaires pour les documents actifs. En investissant dans des systèmes d'archivage évolutifs, les entreprises peuvent se préparer à la croissance et aux développements technologiques futurs sans avoir à remplacer complètement leur système.
4. L'automatisation
L'automatisation joue un rôle important dans la croissance des archives numériques. L'automatisation permet, par exemple, de gérer avec précision et efficacité différents délais de conservation pour divers documents et dossiers. De cette manière, les contrôles intermédiaires sont inutiles et la conformité aux lois et règlements est automatiquement garantie. En outre, le processus d'archivage est simplifié grâce à la catégorisation automatisée, qui permet de placer les documents dans les bons dossiers sur la base des métadonnées. Cela permet non seulement de réduire le risque d'erreur humaine, mais aussi d'accélérer le processus d'archivage. Grâce à l'automatisation, les entreprises améliorent l'efficacité de l'archivage tout en s'adaptant au volume croissant d'informations numériques.
5. Définition des niveaux d'accès
En définissant des niveaux d'accès, les entreprises peuvent gérer et sécuriser l'accès aux informations des archives. L'utilisation de niveaux d'accès permet de déterminer qui est autorisé à consulter, à modifier ou à supprimer telle ou telle information. C'est très important, en particulier dans les situations impliquant des informations confidentielles ou sensibles. Les entreprises peuvent attribuer différents droits d'accès en fonction des rôles et des responsabilités des employés. Cela permet de protéger les informations contre tout accès non autorisé et de garantir la conformité avec les lois sur la protection de la vie privée et les réglementations en matière de sécurité. L'ajustement des droits d'accès contribue à la sécurité et à la fiabilité des archives numériques, ce qui est essentiel pour une gestion réussie des documents.
6. Optimiser les fonctionnalités de recherche
Avec l'augmentation de la taille des archives, il devient de plus en plus important de trouver l'information rapidement et efficacement. En améliorant les fonctionnalités de recherche, les utilisateurs recherchent plus précisément et plus rapidement des documents, des fichiers ou des données spécifiques dans les archives. Cela se fait en appliquant des métadonnées, des mots-clés et des filtres aux documents et aux fichiers.
7. Gestion des versions
La gestion des versions offre la possibilité de toujours revenir à la version originale du fichier ou du document, même après de nombreuses modifications et mises à jour. Cela garantit la fiabilité de l'information numérique. Chaque modification est soigneusement répertoriée, ce qui permet aux utilisateurs de suivre l'ensemble de “l’historique". La possibilité de revenir à la version originale procure non seulement un sentiment de contrôle, mais renforce également le respect des réglementations et des normes de qualité, ainsi que la capacité à corriger toute erreur sans perdre de données cruciales.
8. La sécurité
La sécurité de vos données est la priorité absolue. Elle implique des mesures et des processus visant à garantir la fiabilité, la sécurité et la disponibilité des informations archivées. Il s'agit notamment du contrôle d'accès, qui permet au seul personnel autorisé d'accéder aux données d'archives, et du cryptage, qui sécurise les données pendant leur stockage et leur transfert. C'est très important, surtout à une époque où la sécurité des données est devenue une priorité et où, malheureusement, les entreprises sont de plus en plus exposées aux cybermenaces.
9. Sauvegardes
Des sauvegardes régulières sont un élément très important de la gestion des archives numériques. Il s'agit de copier toutes les données d'archives numériques dans une zone de stockage séparée afin de s'assurer qu'en cas de défaillance technique ou d'erreur humaine, les informations d'archives peuvent être restaurées en toute sécurité. Mais attention ! Veillez également aux délais de conservation des copies sur une sauvegarde.
10. Connaissance des employés
En fin de compte, il est important que tous les employés d'une entreprise aient les connaissances nécessaires pour travailler efficacement avec les archives numériques. Conseil ! En tant qu'entreprise, vous pouvez envisager de dispenser une formation interne ou d'élaborer un manuel. De cette manière, les archives numériques resteront claires et structurées, rendant les informations précieuses accessibles à tous, pour autant qu'ils disposent des droits d'accès adéquats.
Comme vous l'avez lu, des archives numériques bien gérées constituent la base d'un nombre croissant de documents. Vous souhaitez en savoir plus sur nos services en matière d'archivage numérique ou sur les solutions logicielles que nous avons développées en interne, notamment Virtual Archive et AIR? N'hésitez pas à nous contacter. Notre équipe est prête à répondre à vos questions et à vous aider.