Un service de GRH au sein d'une organisation est souvent confronté à différents îlots d'informations. Les systèmes RH tels que Visma Raet ou AFAS sont fréquemment utilisés, mais il existe également un historique des dossiers du personnel sur papier. En outre, les dossiers numériques des employés sont parfois archivés dans une structure de dossiers sur un disque partagé. Pas efficace, pas conforme et pas transparent.
Dossiers du personnel
Un dossier personnel numérique
De nombreux systèmes existants disposent d'un module permettant d'archiver les documents sous la forme d'un dossier personnel en ligne. En numérisant l'historique des dossiers du personnel et en les intégrant au progiciel avec lequel vous travaillez, vous créez une vue d'ensemble unique contenant toutes les informations relatives à un membre du personnel. Vous pouvez également vous débarrasser enfin de cette commode contenant des documents papier. Si vous avez des dossiers numériques en plus des dossiers papier, il est également possible de les migrer vers votre application numérique. Ainsi, non seulement vous avez un accès direct à toutes les informations d'un employé, mais vous pouvez également donner à ce même employé un accès transparent à son propre dossier.
Opportunités
Il existe un certain nombre de possibilités pour numériser vos dossiers personnels en papier. Grosso modo, on peut distinguer trois formes :
- Numérisation au niveau des fichiers/onglets.
- Numérisation à l'aide de documents clés sélectionnés.
- Numérisation au niveau du document.
Conseils non contraignants
Afin de découvrir le mode de numérisation qui correspond le mieux à vos souhaits, à vos besoins et à votre budget, nous vous conseillons toujours d'avoir un entretien sans engagement avec l'un de nos collègues. Nous examinerons ensemble la mise en page des fichiers papier, la mise en page que vous utilisez (ou souhaitez utiliser) sous forme numérique et vos exigences en termes de facilité d'utilisation.
Pourquoi numériser ?
- Un espace précieux est libéré.
- Une vue d'ensemble unique de toutes les informations relatives au personnel est créée.
- Vous pouvez plus facilement vous conformer aux lois et règlements d'GDPR.
- La sécurité et les autorisations sont mieux garanties.
- Vous faites preuve de transparence envers vos employés.
- Vous pouvez réaliser vos activités indépendamment du temps et du lieu.
Intégration avec votre système
Archive-IT a des connexions avec votre systèmes. De cette façon, nous nous assurons que tous les documents numérisés sont importés directement dans votre système et sont attribués au bon employé. Sans que vous ayez à fournir un quelconque travail ou une quelconque énergie. Travaillez-vous avec un paquet avec lequel nous n'avons pas d'interface standard ? Aucun problème ! Archive-IT contactera le fournisseur et s'assurera que les fichiers numérisés sont livrés de la bonne manière, afin qu'ils puissent être importés en masse. Vous voulez savoir si nous pouvons nous intégrer à votre logiciel ? Demandez-nous via le formulaire de contact ci-dessous.
Créer de la valeur ajoutée en vitalisant
Archive-IT utilise une technologie intelligente pour transformer des données non structurées en informations structurées. Pour ce faire, nous appliquons, entre autres, la classification, l'extraction de données et l'OCR. Nous fournissons ainsi à vos documents des métadonnées, qui vous aideront (par exemple) à trouver la bonne information, à classer les documents par catégorie et à mettre en place votre politique de conservation. En savoir plus sur le fonctionnement de ce processus !
Le processus et les coûts
Tout commence par une consultation informelle. Par la suite, une offre vous sera faite. Êtes-vous d'accord ? Nous passerons ensuite à la mise en œuvre. Vous pouvez trouver les étapes de votre projet sur notre page de numérisation. Pendant la phase d'offre, nous vous informerons des coûts. Comme les coûts de la numérisation des dossiers du personnel dépendent fortement de l'ampleur, de la méthode de numérisation et de la technologie utilisée, nous faisons toujours une proposition sur mesure.
Intéressé ?
Remplissez le formulaire et prenez un rendez-vous (en ligne) avec l'un de nos collaborateurs. Autres questions ? Demandez plus d'informations ici.
Reference
« Il est important pour nous que la sécurité des données de nos employés soit garantie. Il s’agit d’informations sensibles sur la vie privée et vous devez les prendre au sérieux. Il nous est rapidement apparu clairement qu’Archive-IT considère la sécurité de l’information comme primordiale ; avec le certificat ISO 27001 comme confirmation. »
Joan Damen
,
« Entre-temps, nous avons numérisé environ 725 fichiers via Archive-IT et c’est très bien. Nos fichiers sont maintenant facilement accessibles aux personnes autorisées. Les fichiers ont été scannés de la bonne manière ; exactement selon les accords que nous avons conclus avec Archive-IT. Nous aimons aussi beaucoup l’intégration dans Raet, ce qui nous permet de continuer à travailler à partir de notre système familier, ce qui est très agréable. »
Jeannette de Haan
| Affaires du personnel,
« Pendant le processus de numérisation, j’ai particulièrement apprécié l’attitude proactive d’Archive-IT. Dès que je n’ai pas reçu de réponse de ma part, j’ai immédiatement reçu un message me demandant si j’avais besoin d’aide. Le personnel d’Archive-IT est vraiment à la pointe de la technologie pour s’assurer que tout se déroule aussi bien que possible et dans le respect du calendrier convenu. »
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