La montagne de données numériques dans chaque organisation est de plus en plus grande. Cela entraîne une perte de vue d'ensemble et rend impossible le respect de la législation et des réglementations correctes. Il existe souvent une grande variété de "lieux" pour l'archivage numérique des données. Par exemple, une partie se trouve dans le système CRM et dans le progiciel de gestion intégré, tandis que d'autres informations sont obtenues via Outlook, SharePoint ou d'autres systèmes. En outre, de nombreux documents sont encore stockés localement sur un disque. Parce que les documents n'ont pas été dotés des bonnes caractéristiques, les rechercher, les trouver et les stocker conformément à une politique de conservation appropriée constitue un défi majeur pour de nombreuses organisations. La vue d'ensemble est perdue et la fiabilité laisse beaucoup à désirer. Commencez donc par des archives numériques.
Digital compliancy
AIR
AIR est l'acronyme de Assured Integration of Records (intégration garantie des enregistrements) et est utilisé comme un système parapluie pour mettre de l'ordre dans le chaos numérique. Les documents numériques doivent répondre à de nombreuses exigences, qui doivent être enregistrées dans une archive numérique. AIR offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour enregistrer ces données de manière conviviale, applicable et totalement conforme. Avec AIR, nous utilisons la puissance des métadonnées pour classer, naviguer, chercher et trouver.
Funktionalitäten
Quelques-unes des fonctionnalités qu'AIR vous offre:
- Archivage et gestion numérique, au niveau des documents.
- Axé sur les métadonnées.
- Mise en place d'une archive pour identifier les types de documents.
- Mettez automatiquement en place une politique de conservation complète et détaillée.
- Gestion des dossiers.
- Nombreuses possibilités d'intégration avec des systèmes externes.
- Téléchargez des documents depuis n'importe quelle source.
- Chaque utilisateur peut consulter et accéder aux documents de son propre point de vue.
- Gestion du flux de travail.
- Gestion des contrats.
- Partage facile des documents, y compris avec des personnes extérieures à votre organisation.
- Une structure de droits et d'autorisations étendue est possible.
- Les règles de sécurité peuvent être définies au niveau des documents.
Déchargement des données
Des archives numériques contenant des documents fermés sont une chose. Une autre application de l'AIR est qu'elle soulage les systèmes existants. Parce que les données, sous quelque forme et dans quelque système que ce soit, croissent de manière exponentielle, les systèmes primaires sont surchargés. Il en résulte des problèmes de performance et des frustrations inutiles. Le déchargement des données offre de l'espace. Archive-IT veille à ce que certaines données fermées soient extraites du système primaire et importées dans AIR.
Cela permet de réaliser:
- Le système primaire, qui est sollicité quotidiennement, voit ses performances augmenter en raison de la diminution des données.
- Vous pouvez immédiatement mettre en œuvre une politique de conservation des documents clos, afin de ne rien conserver plus longtemps que nécessaire.
- Une utilisation plus intelligente de la capacité de stockage peut permettre de réaliser des économies.
ISO 16175:2020
La norme ISO 16175 fournit des principes et des exigences fonctionnelles pour les logiciels utilisés pour créer et gérer des informations numériques dans des environnements de bureau, qui font l'objet d'un accord international au sein du Conseil international des archives (CIA).
Cela rend le DA apte à l'archivage numérique en pleine conformité avec les exigences de la loi sur les archives. C'est un fait important pour les institutions gouvernementales qui doivent se conformer à ces réglementations. C'est aussi une bonne confirmation que la sécurité et l'authenticité des documents de nos archives numériques sont pleinement garanties.
Le processus
Nous commençons par identifier vos besoins. Quels sont les obstacles et comment le RIA peut-il offrir une solution? Une courte présentation de démonstration a également lieu pendant l'introduction. Après une proposition sur mesure et une démonstration approfondie et détaillée, le choix vous appartient. Optez-vous pour l'archivage numérique avec Archive-IT? Ensuite, le processus suivant va démarrer.
1. Définition des types de documents et des métadonnées correspondantes
2. Conception de l'AIR
3. Preuve de concept
4. Mise en œuvre et conception finale
Demande de démo
Demandez une démonstration sans engagement via le formulaire de contact.
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