Les organismes (semi)gouvernementaux travaillent quotidiennement avec des données sensibles en matière de protection de la vie privée. Bon nombre de ces documents ont des délais de conservation obligatoires, comme les dessins de construction, les permis environnementaux, les dossiers de l’OMM et d’autres documents importants. Il s’agit de toutes les informations qui doivent être conservées conformément à la loi et pour les opérations commerciales. Néanmoins, le stockage interne de ces fichiers comporte des inconvénients, tels que le manque d’espace, l’inefficacité et l’accessibilité limitée. La numérisation et/ou l’archivage externe peuvent être avantageux. Vous pouvez y parvenir avec les solutions d’Archive-IT.
Fonction (semi-)publique
Numériser
La solution idéale pour les dossiers qui sont fréquemment consultés, qui doivent être conservés dans de nombreux endroits différents et qui doivent être conservés pendant longtemps. Archive-IT possède une grande expérience dans la numérisation de fichiers. Ce processus s’effectue conformément à la législation et le fichier numérique répond à toutes les exigences. Archive-IT examine avec vous les souhaits et les exigences qui correspondent à votre organisation, au budget, mais aussi à la législation et à la réglementation en vigueur.
Sociétés de logement
En plus de la documentation régulière, les dossiers des sociétés de logement sont souvent constitués de dessins de construction, de permis, de photographies et d’autres formats inhabituels. De ce fait, les dossiers prennent beaucoup de place et ne sont pas toujours clairs. Nous offrons la solution !
Numérisation de grand format
Outre la numérisation du format standard A4, Archive-IT est également spécialisé dans la numérisation de grands formats. Grâce à notre scanner avancé, nous pouvons numériser des documents jusqu’au format A0. Pensez aux plans de construction, aux cartes (de pays) et aux schémas.
Archivage physique
Archive-IT dispose de différentes formes de stockage d’archives, à savoir : stockage au niveau des palettes, stockage au niveau des fichiers et stockage conditionné. De cette façon, il y a toujours une solution appropriée qui répond à vos souhaits et à vos besoins. La sécurité et le soin sont le fil conducteur de nos solutions. Pensez, par exemple, à l’installation de gaz d’extinction CO2 et à nos certifications ISO.
Le stockage selon la loi sur les archives d’Archive-IT répond à toutes les exigences de la loi sur les archives et offre ainsi la solution idéale pour placer vos précieux documents d’archives à l’extérieur ! Un système complet de contrôle climatique permet de réguler et de surveiller toutes sortes de facteurs climatiques. Pensez à une humidité et une température constantes. Ce système climatique signale également lorsque les valeurs ne répondent pas aux normes établies par la Loi sur les archives. Cette signalisation nous permet d’affiner les valeurs afin qu’elles soient à nouveau conformes aux normes établies.
Avantages du stockage physique des archives
- Amélioration de la sécurité des données
- Renseignements également disponibles en dehors des heures de bureau
- Pas de soucis d’incendie, de cambriolage et/ou de dégâts des eaux
- Les dossiers ne se perdent plus
Archivage numérique
En fin de compte, tout dépend d’un accès numérique sûr à l’information. Archive-IT a développé une plate-forme avec AIR sur laquelle toutes les informations, qu’elles soient physiques ou numériques, peuvent être archivées correctement. Et plus important encore : facile à trouver. Autonome ou intégré à votre système actuel.
Brochure
Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions qu'Archive-IT peut vous offrir en tant qu'organisme (semi-)gouvernemental dans le domaine de la numérisation, de l'archivage numérique et de l'archivage physique ? Alors, téléchargez notre brochure ! Les thèmes abordés dans la brochure sont les suivants : archivage physique, numérisation des dossiers, vitalisation et sécurité.
Reference
« La température constante, le système de gaz d’extinction, l’humidité et la sécurité sont de premier ordre. Comme les cartons ont des dimensions différentes, il était difficile de les stocker dans nos propres archives. Chez Archive-IT, ils ont reconstruit les étagères pour archiver les cartons. Comme ça, on n’a rien à reconstruire, ça nous fait économiser beaucoup d’argent ! »
Hans van de Mortel
| Archiviste municipal,
« J’ai toujours dit : nous n’allons pas numériser, parce que les fichiers physiques ne sont pas lisibles en ce moment. Mais nos médecins scolaires travaillent sur place avec un ordinateur portable et une carte UMTS, de sorte que les fichiers devaient être accessibles par téléphone portable. Les dossiers ont été pris en charge à l’échelle 1:1 et nous avons été agréablement surpris qu’ils soient extrêmement faciles à lire. Vraiment génial ! »
Gertrud Vogel
,
« Le choix d’Archive-IT a été fait à l’issue d’une enquête approfondie, au cours de laquelle ils ont pesé différents critères. Un critère important a été le certificat ISO 27001, qui signifie sécurité de l’information. « Nous travaillons avec des documents sensibles à la vie privée et Archive-IT a tout cela en ordre. »
Cas de client
La municipalité de Peel en Maas voulait améliorer les services numériques pour les employés internes. Pour en savoir plus sur la solution appropriée d’Archive-IT.
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