De nombreuses organisations possèdent encore des archives papier. Du passé ou autre. Cela prend souvent de l'espace inutile et l'emplacement est le facteur limitant. Le document ne peut se trouver qu'à un seul endroit à la fois. Le défi consiste également à rechercher et à trouver les bonnes informations. En outre, une grande partie du travail se fait par voie numérique, ce qui signifie que les situations hybrides sont davantage la règle que l'exception. Une partie est encore sur papier et une autre est numérique. L'accessibilité et la sécurité sont de plus en plus difficiles à garantir, sans parler de l'efficacité.
Numérisation
En numérisant les informations sur papier, vous pouvez mettre fin au monde hybride d'un seul coup :
- Un espace précieux est libéré au sein de votre organisation.
- Vos documents ne sont plus dépendants du lieu.
- L'accès autorisé est facile et sûr à mettre en place.
- Ne plus jamais rechercher un fichier ou un document spécifique.
- Tirer parti des technologies numériques pour enrichir les données.
- Mettre en place une politique de suppression numérique conforme à l'GDPR.
Plan par étapes
1. Inventaire
Un consultant expérimenté examinera les documents avec vous, vous expliquera les possibilités et vous conseillera sur la meilleure façon de les numériser en fonction de vos souhaits, de vos exigences et de votre budget.
2. Proposition de devis
Archive-IT vous fera une offre, dans laquelle tout est spécifié.
3. Accord et planification
Allez-vous travailler avec Archive-IT ? Ensuite, on vous attribuera un chef de projet qui sera votre personne de contact pendant le processus. Le chef de projet conviendra avec vous des dates définitives de numérisation et établira un planning en ligne, auquel vous pourrez accéder à tout moment pour suivre le processus.
4. Transport
Archive-IT se charge du transport exclusif de votre/vos site(s) vers le siège d'Archive-IT.
5. Inscription
Tous les dossiers seront enregistrés individuellement et dotés d'un numéro de code-barres unique. Vous recevrez un accusé de réception. Sur ce protocole, tous les fichiers enregistrés par Archive-IT sont répertoriés, ce qui garantit une fiabilité de livraison à 100%.
6. Préparation de la numérisation et nettoyage
Les dossiers sont débarrassés des matériaux non scannables, tels que les agrafes et les trombones. Le contenu peut également être nettoyé, conformément à l'accord.
7. Numérisation
Grâce à des scanners haut volume de haute qualité, nous numérisons vos documents à un rythme rapide. Les pages vierges sont automatiquement filtrées.
8. Vitalisation
Il est possible d'appliquer un enrichissement des données aux fichiers numériques. Pensez à l'OCR, à la classification ou à l'extraction de données. Il s'agit d'étapes logicielles qui sont réalisées après le processus de numérisation et qui ajoutent de la valeur à vos données.
9. Exportation
Après avoir été numérisés et vitalisés, les fichiers numériques sont prêts à être exportés. Il y a plusieurs possibilités : 1. Logiciel Archive-IT 2. Au nom de votre propre système 3. Transfert de données sécurisé.
10. Destruction/stockage/retour
Une fois le projet terminé, Archive-IT stockera les données numériques et physiques pendant trois mois. Après ces trois mois, vous avez le choix : destruction confidentielle, stockage chez Archive-IT ou retour.
Numérisez vos documents
Pour chaque projet, nous examinons quelle est la méthode de numérisation la plus appropriée. Archive-IT dispose d'un équipement spécialisé pour numériser une grande variété de documents. Nous numérisons, entre autres, les types de documents suivants:
Ce ne sont là que quelques-unes des possibilités. Vous êtes curieux de connaître les possibilités offertes à vos documents ? Demandez à l'un de nos employés sans engagement.
Numériser les archives des prix
Chaque projet nécessite un devis sur mesure. Sur la base de différents paramètres, un consultant d’Archive-IT élaborera une proposition pour vous. La réunion consultative et introductive est sans obligation. Nous nous ferons un plaisir de vous rendre visite sur place ou de coordonner la situation avec vous à distance. Parce qu’il y a beaucoup de choix différents à faire en matière de numérisation, cette réunion est un moment précieux pour vous donner une image réaliste des tarifs de la numérisation. Vous êtes curieux de connaître les coûts de la numérisation de vos archives? Contactez-nous et vous recevrez une proposition sur mesure!
Intéressé?
Remplissez le formulaire et prenez un rendez-vous (en ligne) avec l'un de nos collaborateurs. Autres questions ? Demandez plus d'informations ici.
Reference
« Si vous voyez ce que Archive-IT fait pour obtenir et maintenir la sécurité de l’information à un haut niveau, vous savez : pour le service, la qualité et le soin, vous devez être chez Archive-IT. »
Debora Janssen | Secrétariat juridique
| Secrétaire juridique,
« Entre-temps, nous avons numérisé environ 725 fichiers via Archive-IT et c’est très bien. Nos fichiers sont maintenant facilement accessibles aux personnes autorisées. Les fichiers ont été scannés de la bonne manière ; exactement selon les accords que nous avons conclus avec Archive-IT. Nous aimons aussi beaucoup l’intégration dans Raet, ce qui nous permet de continuer à travailler à partir de notre système familier, ce qui est très agréable. »
« Lors de la visite d’Archive-IT, nous avons été tellement impressionnés par la manière dont Archive-IT s’assure que les fichiers, tant physiques que numériques, sont sécurisés que le choix a été fait rapidement pour nous. Un exemple de cela est le système d’extinction au gaz, qui nous a donné un sentiment de sécurité ! »
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