Un logiciel développé par nos soins est utilisé pour gérer vos dossiers physiques et numériques. Virtual Archive est une archive centrale pour tous vos documents. Optez-vous pour l'archivage physique avec Archive-IT ? Vous pouvez ensuite demander votre dossier en appuyant sur un bouton via la numérisation à la demande. Vous pouvez ensuite consulter le dossier numérique via le système d'archivage électronique. Même si vous travaillez avec des dossiers numériques (ou une combinaison des deux), vous pouvez facilement les gérer, les consulter et les modifier grâce à l'application sécurisée.
Système d’archivage électronique
Pourquoi Virtual Archive?
Virtual Archive a été développé pour donner un aperçu de tous les flux d'informations au sein de votre organisation. De plus en plus d'organisations sont confrontées au problème que le papier ne peut se trouver qu'à un seul endroit à la fois, ou qu'elles doivent chercher le bon document pendant longtemps. Cela ne profite pas à l'efficacité du travail. Système d'archivage électronique résout ces problèmes et vous permet de consulter vos documents rapidement et facilement, à tout moment et en tout lieu. Les droits et autorisations des utilisateurs sont également faciles à mettre en place, de sorte que les employés n'ont accès qu'aux documents pour lesquels ils ont reçu les droits appropriés.
SaaS ou On Premises
Nous proposons Virtual Archive en tant que SaaS ou On Premise. La solution SaaS est un choix sûr car nous nous conformons aux normes de sécurité les plus élevées possibles. Préférez-vous stocker vos données localement ? Virtual Archive On Premise a été développé dans ce but. Les données sont gérées sur votre propre serveur au lieu d'être hébergées par notre centre de données. Rien ne change pour l'utilisateur. Ils se connectent via leur navigateur web et ont accès à ce à quoi ils sont autorisés.
Logistique
Virtual Archive n'est pas seulement adapté à vos flux d'informations numériques. La force de ce système de gestion des documents est qu'il prend en charge à la fois le monde physique et le monde numérique. Nous constatons souvent qu'il existe à la fois des dossiers papier et des dossiers numériques au sein d'une organisation. Le système d'archivage électronique réunit ces deux mondes.
Il est possible d'enregistrer et de gérer ses propres archives papier dans Virtual Archive. La demande d'un dossier provient-elle de l'organisation? Le personnel des archives peut alors utiliser l'application pour savoir exactement où se trouve le dossier dans l'organisation. Il peut ensuite être soit livré physiquement au collègue, soit numérisé et consulté dans le système d'archivage électronique. Un statut est attribué aux dossiers lors de leur prêt, de sorte que le personnel des archives sait toujours où se trouvent les informations.
Toutes les actions sont enregistrées et consignées. Il en résulte une grande fiabilité de livraison et un processus soigné.
- Soutenir le processus logistique.
- Gestion des archives internes et externes.
- Lien avec les rendez-vous du calendrier.
Fonctionnalités
- Un aperçu de tous les flux d'informations. Tant sur le plan physique que numérique.
- Voulez-vous archiver votre dossier chez Archive-IT ? Demandez-le ensuite sous forme numérique via notre service de numérisation à la demande.
- Trouvez facilement le dossier dont vous avez besoin grâce au champ de recherche.
- Accès facile et sûr aux dossiers numériques.
- Les documents sont toujours accessibles, où que vous soyez.
- Un dossier peut être consulté par plusieurs utilisateurs.
- Structure étendue de droits et d'autorisations.
- La vérification à deux facteurs peut être paramétrée.
- Consultation conviviale des documents via le dossier Viewer.
- Enregistrement exhaustif de toutes les actions dans un dossier.
- Historique des versions.
Simple, sûr et efficace
Travaillez-vous déjà avec votre propre système ? Nous pouvons facilement réaliser une intégration. Le grand avantage de cette solution est que vos employés continuent à travailler avec leur système habituel. Ont-ils besoin d'un dossiers qui est archivé dans le système d'archivage électronique ? Un bouton dans votre système actuel les conduira à Virtual Archive.
Un autre avantage est que vous ne devez pas vous connecter à chaque fois. En utilisant l'authentification unique, vous serez dirigé directement vers le bon dossier. De plus, votre système principal ne sera pas ralenti par la grande quantité de données, car celles-ci sont stockées dans Virtual Archive !
Vous voulez créer un accès rapide, facile et sécurisé à vos flux d'informations physiques et numériques ? Retrouvez votre dossier en un clic et ajoutez facilement de nouvelles informations numériques. Virtual Archive permet de le faire !
Quelques caractéristiques :
- Paiement pour l'utilisation réelle.
- Économies grâce aux mises à jour centrales.
- Gain de temps grâce à la suppression de la maintenance et des mises à niveau.
- Une énorme mobilité : pouvoir récupérer et modifier des données partout et à tout moment.
Demandez la démo !
Demandez une démonstration sans engagement via le formulaire de contact.
Preview Démo Virtual Archive
Reference
« La qualité du service est quelque chose qui caractérise Archive-IT pour nous. Vous avez besoin d'informations sur une facture ? Autres questions ? Nous sommes toujours aidés de manière rapide et complète. »
Rosemary van Beljouw
| Chef des Soins Ambulanciers,
« Je peux recommander à toute organisation de travailler avec Virtual Archive lorsqu'il s'agit de gérer des fichiers (numériques). Non seulement le système est recommandable, mais aussi Archive-IT en tant qu'organisation. Si j'ai besoin d'aide, je peux toujours appeler et on m'aide de manière amicale. Je trouve aussi que la façon dont ils réfléchissent avec nous est super ! Le professionnalisme et la convivialité sont à l'ordre du jour chez Archive-IT. »
Caroline van Laar
| Coordinateur,
« L’un des principaux avantages de Virtual Archive est qu’il n’est plus entre vos mains, les mises à jour peuvent facilement être effectuées automatiquement et, bien sûr, nous pouvons accéder à nos informations en tout lieu et à tout moment. »
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