Le secteur juridique est un secteur dans lequel on utilise beaucoup de papier. Dans la profession d’avocat, le papier est principalement utilisé pour créer des dossiers et fournir des preuves, tandis que dans le monde des notaires, les actes notariés sont encore délivrés sur papier. Ces actions prennent beaucoup de temps et sont qualifiées d’inefficaces, surtout parce que nous savons qu’il existe un autre moyen ! Grâce à l’évolution du secteur, il est désormais possible de fournir des fichiers sous forme numérique et de numériser des actes. Pour mener à bien un tel processus, vous avez besoin d’une personne fiable qui peut numériser les fichiers pour vous dans les conditions les plus sûres et les plus précises. Ici, Archive-IT peut faire la différence pour vous.
Cabinets d’avocat et notaires
Archivage numérique
L’information joue un rôle important dans les pratiques juridiques. Les dossiers contiennent des documents remplis de renseignements sensibles sur la protection de la vie privée des clients. Une gestion optimale des documents est très précieuse dans ce secteur. La bonne personne devrait avoir accès à l’information nécessaire au bon moment. Travailler efficacement prend une nouvelle dimension lorsque la transition vers des environnements de travail numériques se fait avec notre système innovant : AIR. Les avantages du système AIR sont clairs : les informations sont plus faciles à partager, les informations peuvent être utilisées indépendamment du moment et du lieu, et les autorisations peuvent être mieux organisées. Tout le monde est assuré d’avoir les normes de sécurité les plus élevées possibles, parce que ce genre d’information ne devrait jamais être dans la rue, n’est-ce pas ?
Avantages de l’archivage numérique
- Scanning on demand crée une solution rentable pour les fichiers qui ne sont pas fréquemment consultés
- Avec les solutions logicielles d’Archive-IT, le travail et l’échange de fichiers ne sont plus un problème
- Sécurisez vos fichiers en les stockant en toute sécurité à l’extérieur. Vous respectez ainsi les délais de conservation légaux et obligatoires et vous pouvez toujours revenir en arrière, sans que vos propres archives ne débordent
- AIR, la solution logicielle d’Archive-IT, vous permet de stocker des formats de fichiers (numériques) et même des formats de fichiers tels que photos, vidéos et enregistrements audio dans le nuage
Numérisation
Dans la profession juridique, il est essentiel de travailler en toute sécurité en raison de la quantité d’informations sensibles sur la vie privée. Lorsque tous les dossiers sont conservés sous forme papier, il y a toujours un risque de perte d’informations. Pensez à la perte d’un dossier, mais aussi au vol, à l’incendie ou aux dégâts des eaux. La numérisation de vos archives vous permet de conserver toutes les informations en toute sécurité et de travailler plus efficacement.
L’archivage physique
De nombreux cabinets d’avocats ou de notaires possèdent encore une grande partie d’anciennes archives qui ne sont plus ou peu consultées. Cela prend beaucoup de place, qui est souvent mieux utilisée à d’autres fins. L’externalisation de vos archives est la solution. Archive-IT propose trois formes de stockage physique des archives, à savoir : le stockage au niveau des palettes, le stockage au niveau des dossiers et le stockage conformément à la loi sur les archives. Il y a donc toujours une solution adaptée !
Sécurité
Pour Archive-IT, il est important que nos clients soient entièrement pris en charge. Les préoccupations relatives à la sécurité des informations en font également partie. C’est pourquoi nous pensons qu’il est important de disposer des normes de sécurité les plus élevées possibles, tant sur le plan physique que numérique. Nos certificats ISO, nos systèmes d’observation par caméra et une puissante installation de gaz d’extinction sont quelques exemples de ces normes de sécurité.
Reference
« Si vous voyez ce que Archive-IT fait pour obtenir et maintenir la sécurité de l’information à un haut niveau, vous savez : pour le service, la qualité et le soin, vous devez être chez Archive-IT. »
Debora Janssen | Secrétariat juridique
| Secrétaire juridique,
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