Pendant le processus de vitalisation, il est possible d'appliquer l'extraction de données. Il s'agit d'extraire des données spécifiques de documents numériques afin d'enrichir vos données. Ces données spécifiques sont ensuite ajoutées au document en tant que métadonnées. De cette façon, vous obtenez plus d'informations de vos documents, que vous pouvez ensuite utiliser pour votre politique de conservation, vos processus internes et votre législation.
Extraction des données
La procédure
L'extraction de données est appliquée au moment de la numérisation, mais peut également être appliquée à des documents déjà numérisés. Un consultant expérimenté d'Archive-IT discutera avec vous des données que vous souhaitez extraire. Il s'agit souvent d'une date ou d'un titre spécifique. Le type de document et les données qui doivent être extraites sont définis ensemble. Le logiciel sera ensuite formé pour reconnaître ces types de documents et extraire les données nommées. Cela vous permet d'enrichir les métadonnées. Par exemple : un contrat de travail est défini comme un type de document. Vous souhaitez ajouter la date d'entrée en vigueur du contrat de travail comme date au dossier, afin de pouvoir lui appliquer une politique de conservation. Grâce à notre technologie d'extraction de données, Archive-IT extrait la date en question du texte du document et la lie au document individuel en tant que champ de métadonnées.
Avantages de l'extraction de données
- Plus de valeur ajoutée pour les documents numériques.
- Possibilité d'analyses approfondies.
- Posez les bases de votre politique de conservation.
- La recherche est simplifiée.
Archives numériques
Si vous optez pour l'extraction de données, il est important de penser à ce qu'il adviendra des documents par la suite. Sont-ils stockés dans un système d'archives numériques ? Vos archives numériques prennent-elles en charge la structuration des métadonnées et peuvent-elles être traitées automatiquement ?
Archive-IT est heureux de discuter avec vous de l'extraction de données et de vos archives numériques !
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