La mise à disposition d’informations joue un rôle de plus en plus important, qui est souvent si étroitement imbriqué dans le processus métier que nous ne pouvons plus le voir séparément les uns des autres. Si la fourniture d’informations ne fonctionne pas correctement, cela signifie souvent une perturbation des processus opérationnels. Dans un environnement de travail numérique, l’afflux d’informations papier à jour est crucial pour disposer d’une information complète et claire. Comment organiser ce processus aussi efficacement que possible ? Nous vous le dirons clairement!
La numérisation est à l’ordre du jour. Ce que nous remarquons, c’est que de nombreuses organisations numérisent, mais qu’elles doivent ensuite faire face au choix de ce qu’elles doivent faire avec le flux entrant de nouvelles informations. Dans l’idéal, cette information devrait être ajoutée à l’information numérique existante. Il y a plusieurs possibilités pour cela. Afin de préserver ce flux actuel d’informations dans le processus de travail, une approche décentralisée ou centralisée peut être choisie. Le choix d’organiser ce processus de manière centralisée ou décentralisée a des conséquences majeures sur les activités quotidiennes des employés.
Décentralisé
La numérisation et l’archivage décentralisés sont recommandés lorsque les organisations doivent réagir rapidement aux changements de circonstances. En bref, cela signifie que la nouvelle croissance des documents physiques est numérisée et ainsi stockée dans le fichier numérique. Ces informations sont saisies immédiatement, rapidement et de leur propre initiative dans les archives numériques et au bon endroit dans le fichier. L’avantage est que l’information est rapidement accessible, par opposition à un processus central. Un point de départ important pour cette approche est la préparation d’un document de travail ; comment les documents sont-ils scannés ? Sont-ils classés par ordre chronologique ? Quels noms donnons-nous aux documents et peut-on créer de nouveaux onglets dans un fichier existant ? Un autre domaine d’attention dans l’approche décentralisée est la création d’îles au sein de l’organisation. Le traitement de l’information peut donc devenir chaotique, ce qui aura un impact sur l’efficacité et la loyauté envers l’organisation. L’information est stockée pour être trouvée et cela doit rester le point de départ.
Central
Les organisations qui optent pour un archivage central et un traitement centralisé des informations papier entrantes ont souvent un haut degré de standardisation dans leurs processus de travail. Tous les renseignements sur papier sont recueillis dans le dépôt central et ils traitent l’information dans les bons dossiers. Cela peut entraîner des économies considérables. Le référentiel central offre davantage d’expertise dans des domaines spécialisés, qui sont souvent trop coûteux à mettre en place de manière décentralisée. Les délais de conservation sont respectés et la construction des fichiers est garantie par un stockage structuré des documents via des fonctions d’archivage fixes. Dans ce processus également, il est très important que des ententes soient conclues, car l’information n’est pas directement accessible aux ministères en raison du processus logistique qui le sous-tend.
Une bonne description du processus présente l’avantage d’éviter la nécessité d’un effort de numérisation important d’ici quelques années. Archive-IT a développé un logiciel pratique, Scan Suite, qui utilise la reconnaissance de codes à barres et l’indexation automatique pour relier les nouvelles informations papier directement au fichier numérique. De cette façon, il est toujours récupéré rapidement et correctement. Ce logiciel peut être utilisé aussi bien dans le processus central que dans le processus décentralisé. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations ou des conseils sur la mise en place de ce processus, veuillez contacter Archive-IT.