Description du problème
Les services à la clientèle de la municipalité de Peel en Maas étaient déjà entièrement numériques. L'étape suivante a consisté à numériser les processus de travail internes. Les nombreux dossiers papier ont créé un certain nombre d'obstacles sur la route. Les fichiers se perdaient, il fallait beaucoup de temps pour les retrouver et le partage des fichiers n'était pas efficace s'ils ne pouvaient se trouver qu'à un seul endroit à la fois. La municipalité a décidé que cela devait changer et a contacté Archive-IT pour numériser les dossiers.
Solution
Les dossiers de permis d'environnement et de sol ont d'abord été numérisés, puis ce fut le tour des dossiers du BSGW. Archive-IT a parcouru le contenu des dossiers et les a classés sous les bons onglets. Ensuite, ils ont été numérisés dans l'ordre correct. En respectant cet ordre, les fichiers numériques sont immédiatement clairs et structurés. La numérisation des dossiers a amélioré et accéléré les processus internes. Les employés trouvent plus rapidement le bon fichier et le partage se fait d'un simple clic.
Résultat
- Accélération et amélioration des processus de travail.
- Le contenu des fichiers est maintenant conforme aux listes de sélection.
- Les fichiers électroniques sont beaucoup plus rapides à consulter que les fichiers papier.
- Les fichiers sont désormais stockés en toute sécurité conformément à RGPD.