Problème
La municipalité de Bergen a été confrontée au fait que les dossiers personnels sur papier ne peuvent être présents qu'à un seul endroit à la fois. Le département RH de la municipalité de Bergen travaille avec le programme Centric. Ainsi, outre le fait qu'ils disposaient toujours de dossiers personnels sur papier, ils avaient également des informations sur les employés dans Centric. De multiples îlots d'information, entraînant une inefficacité et une limitation de l'accessibilité sécurisée.
Solution
Après une expérience positive de la municipalité de Gennep avec Archive-IT, la municipalité de Bergen a décidé de contacter Archive-IT pour numériser également ses dossiers personnels. Archive-IT a suggéré plusieurs options, après quoi la municipalité a choisi de faire d'abord un nettoyage. Il y avait suffisamment de capacité interne pour nettoyer complètement les fichiers au préalable, de manière à ce qu'ils soient conformes à l'AVG et à la disposition numérique qu'ils ont dans Centric. Archive-IT a livré les onglets, afin qu'ils puissent être ajoutés directement lors du nettoyage. Pendant le projet, les deux parties ont eu des contacts fréquents pour suivre l'évolution du projet. Après le nettoyage, Archive-IT a soigneusement numérisé tous les fichiers pour Centric.
Résultat
- Les dossiers du personnel sont toujours et partout disponibles pour les employés autorisés.
- On gagne beaucoup de temps car le bon fichier peut être trouvé en quelques clics de souris.
- Les fichiers numériques ont été rendus résistants à AVG.
- Un espace précieux est libéré au sein de l'organisation.
- Un point d'information est créé avec toutes les données de tous les employés.
- Transparence pour les employés, grâce à un accès direct à leur propre dossier.