Dans le cadre de ‘Dégagez votre bureau le jour’, nous accordons aujourd’hui une attention particulière à un lieu de travail bien rangé. La nouvelle année ne fait que commencer, une bonne raison de tout ranger. Votre bureau est souvent un lieu de rencontre pour des papiers et des choses dont vous n’avez pas toujours besoin. De plus, pour des raisons de confidentialité, il est important de conserver en lieu sûr les documents contenant des informations fiables.Le milieu de travail actuelLes organismes malpropres prennent des risques en matière de protection de la vie privée avec eux. Pensez, par exemple, à:
Il traîne avec des mots de passe et des documents importants;
Un bureau sans surveillance avec un écran déverrouillé;
Chaos sur le bureau et dans l’armoire (à tiroirs) à cause de tous les papiers et bibelots.
Reconnaissable?Le grand nettoyageRassemblez tous les documents qui se trouvent sur votre bureau et dans votre armoire (à tiroirs). Divisez tous les documents en catégories, par exemple urgents, non urgents, importants et sans importance. Il y a ensuite un certain nombre d’options : réarranger, numériser, archiver et détruire. Numérisez les documents importants et enregistrez-les numériquement. Veillez à ce que les documents dont vous n’avez plus besoin soient détruits en toute confidentialité (si nécessaire). Les documents dont vous avez encore besoin peuvent être stockés dans des dossiers ou numérisés. Y a-t-il des tâches associées aux documents ? Pensez, par exemple, à une réunion qui est toujours reportée. Planifiez tout cela, puis traitez les documents, pour éviter que le chaos ne s’installe à nouveau.Après avoir nettoyé tout le papier de votre bureau, vous pouvez nettoyer les autres accessoires de bureau. Demandez-vous si vous l’utilisez encore, s’il vaut mieux l’entreposer ou le jeter. Empêchez votre bureau de redevenir un gang en n’imprimant des documents que lorsque vous en avez vraiment besoin physiquement. Plus vous travaillez numériquement, numérisez et disposez d’un système qui vous permet de le faire en toute sécurité, plus votre espace de travail sera propre. De cette façon, vous réduisez la paperasse sur votre bureau et moins d’impression contribue également à la réduction des émissions de CO2!Fini les « déchets physiques » ? N’oubliez pas les fichiers numériques. Un environnement de travail numérique organisé vous fait gagner beaucoup de temps si, par exemple, vous devez trouver rapidement quelque chose. Une entreprise utilise souvent plusieurs programmes, ce qui signifie que la vue d’ensemble est rapidement perdue. Tout structurer pour réorganiser. Un outil qui peut vous aider est un système numérique qui organise vos fichiers. De cette façon, vous pouvez connecter les informations de différents programmes et tout avoir en un seul endroit. Pratique !Repose-toi dans ta têteVous remarquerez qu’un bureau propre et un environnement de travail numérique organisé donne non seulement la tranquillité d’esprit, mais aussi l’apparence du bureau.Vous voulez aller plus loin et vous êtes curieux de connaître les possibilités de l’archivage physique et numérique ? N’hésitez pas à nous contacter.
