Au sein d’une organisation, il existe de nombreux documents dont la durée de conservation est obligatoire. Il est important de poursuivre ces règles. Lorsque l’information n’est pas complète ou même perdue, des procédures judiciaires difficiles peuvent en résulter. Il est possible de réduire ces risques en appliquant une gestion des documents à un niveau différencié.
Délai de conservation des documents
Législation sur les délais de conservation
Structurer des documents et les stocker correctement prend beaucoup de temps. Même dans ce cas, la question est de savoir si les informations peuvent être facilement retrouvées ultérieurement. Pour les organisations qui disposent encore d’archives papier, cela prend beaucoup de place et la question est de savoir si les délais de conservation légaux peuvent être respectés. En fait, il n’y a pas de différence au niveau numérique, car trop d’organisations cherchent à avoir une vue d’ensemble. Qu’en est-il des périodes de rétention ?
Veuillez noter : il existe de nombreuses exceptions à ces règles, certaines parties du dossier doivent être conservées pendant une période plus ou moins longu
Il existe de nombreux types de documents et chaque type a sa propre obligation légale de conservation. Quelques exemples de périodes de rétention :
- Documents financiers : 10 ans
- Dossiers médicaux : 20 ans
- Dossiers du personnel : 5 ans à la cessation d’emploi
- Jurisprudence : à conserver pendant 6 ans après la clôture d’un dossier.
Approche différenciée
Nous vous conseillons de bien déterminer le type d’informations dont dispose l’organisation et la meilleure distinction à faire. L’approche différenciée signifie que les dossiers courants, tels que les dossiers personnels des employés actuels, ainsi que les dossiers médicaux des patients du portail de rendez-vous, sont numérisés et mis à disposition sous forme numérique via le logiciel d’Archive-IT. Numériquement, vous pouvez facilement attribuer des périodes de conservation à des types de documents si vous utilisez le bon logiciel. Dans l’application AIR, par exemple, cela est très facile à réaliser. Vous déterminez, éventuellement avec un consultant, quels types de documents existent et quelle période de conservation doit leur être liée. Après l’expiration de la période de conservation, le logiciel établira une liste pour la destruction. Sécurité et confiance.
Afin de réduire les coûts, les autres fichiers (moins courants), qui ne sont pratiquement jamais consultés, sont stockés dans notre bâtiment d’archives sécurisé. Dès qu’un fichier est nécessaire, il peut être demandé via le logiciel au moyen du Scanning on Demand. La demande est possible à tout moment de la journée. Vous économisez ainsi des coûts en ne numérisant pas immédiatement tout. Une période de conservation peut également être prise en compte lors de l’enregistrement des fichiers. Cela vous permet d’appliquer une politique de destruction approfondie aux dossiers papier également. Chaque année, vous pouvez facilement imprimer une liste des dossiers qui ont expiré et les faire détruire de manière confidentielle.
Rentable
De cette façon, vous serez en mesure de gérer votre documentation de manière rentable et de gérer facilement les délais de conservation de vos documents. Ainsi, vous n’avez pas à conserver quoi que ce soit plus longtemps que nécessaire, aucune information n’est perdue et vous pouvez retrouver vos informations à tout moment. Un tel investissement sera certainement remboursé à long terme.
En tant que client, vous déterminez vous-même les délais de conservation de vos archives. Nous pouvons ensuite les traiter dans notre logiciel et nos processus, afin que vous sachiez quels fichiers n’ont plus besoin d’être conservés à un moment donné. Si vous le souhaitez, nous pouvons l’inclure dans notre politique de destruction
