Pourquoi les dossiers du personnel doivent-ils être numérisés?

Travaillez-vous encore avec des dossiers personnels en papier dans votre organisation? C'est le moment de numériser. Bien que nous travaillions déjà en grande partie de manière numérique, il existe encore des départements de GRH, dans toutes les branches, qui conservent l'historique sur papier. Il s'agit également d'un sujet de grande préoccupation dans le contexte de la garantie de la confidentialité des données personnelles des employés. Néanmoins, nous entendons régulièrement que les organisations s'attendent à devoir y consacrer beaucoup de temps et de travail elles-mêmes. C'est le contraire qui est vrai. Vous êtes curieux de connaître l'impact du processus de numérisation des dossiers du personnel? Alors lisez la suite.

Bons accords, planification claire

Un consultant expérimenté vous aide à faire vos choix. Grâce à notre grande expérience de la numérisation des dossiers du personnel, nous vous apportons un soutien ciblé dans vos choix. Ensemble, nous examinons le dossier personnel actuel et physique. A quoi cela ressemble-t-il? Qu'est-ce que la structure tabulaire? Nous examinons également le souhait numérique et déterminons un certain nombre de questions qui sont importantes. Un certain nombre d'exemples:

• Sous quelle forme souhaitez-vous voir vos dossiers personnels numériques?
  Il existe différentes options pour la numérisation des dossiers. Nous prenons des décisions à ce sujet à l'avance. Pensez à la numérisation au niveau du document, de l'onglet ou du fichier.

• Voulez-vous numériser les fichiers en couleur, en échelle de gris ou en noir et blanc?
  Nous recommandons de numériser les fichiers en couleur uniquement si la couleur a une fonction, par exemple dans le cas de graphiques ou de tableaux. La numérisation en couleur donne lieu à des fichiers plus volumineux. Nous analysons toujours un certain nombre de fichiers de test à l'avance. Vous pouvez alors toujours changer votre choix. Saviez-vous que le fait de numériser en couleur, en niveaux de gris ou en noir et blanc avec nous ne fait aucune différence en termes de coûts?

• Voulez-vous équiper les fichiers avec ROC (Reconnaissance Optique de Caractères)?
  Si vous souhaitez que les fichiers soient entièrement consultables sous forme numérique, nous devons ajouter l'OCR au processus. Pour une facilité d'utilisation optimale, c'est un complément précieux lors du processus de numérisation. Vous voulez en savoir plus? Téléchargez ici notre livre blanc sur la numérisation des dossiers du personnel!

Tu nettoies toi-même 

Les organisations envisagent souvent de nettoyer elles-mêmes les dossiers à l'avance, en supprimant certaines informations sur papier des dossiers physiques. Cela permet de réduire les coûts de numérisation. Cependant, il est très important de bien réfléchir à ce point. Le nettoyage prend du temps, il faut donc se demander si les coûts supplémentaires de quelques pages supplémentaires pour la numérisation compensent le temps que cela prend. Il est également possible d'utiliser la classification pour filtrer numériquement certains types de documents, ce qui permet de gagner beaucoup de temps.

Directement dans votre système de confiance

À la fin du processus de numérisation, nous nous chargeons de l'importation automatique dans le système avec lequel vous travaillez déjà. Nous veillons à ce que le fichier numérisé apparaisse sous le nom du bon membre du personnel. Cela crée un environnement unique avec toutes les informations relatives au personnel. Vous ne disposez pas encore d'un système (approprié) pour gérer l'information numérique? Nous avons également des solutions pour cela. Simple, sûr et fiable!

En pratique

Un exemple tiré de la pratique: Brabantia a choisi de réaliser l'accès pour les employés autorisés "En appuyant sur un bouton" par le biais de la numérisation. "Pendant le processus de numérisation, j'ai particulièrement apprécié l'attitude proactive d'Archive-IT. Dès que je n'ai pas reçu de réponse, ils m'ont immédiatement envoyé un message pour me demander si j'avais besoin d'aide. Les employés d'Archive-IT sont vraiment au top pour s'assurer que tout se déroule aussi bien que possible et selon le planning convenu. Si j'avais des questions, on m'a toujours répondu rapidement et poliment, ce que je trouve très agréable et important", a déclaré Petra Hasselo, responsable des RH chez Brabantia. Renseignez-vous sur les autres clients qui vous ont précédé.

La numérisation des dossiers du personnel au sein de votre organisation présente divers avantages. Entre autres choses, il accroît la transparence pour vos employés. Il existe une vue d'ensemble de toutes les informations relatives à chaque employé et ces informations sont également disponibles en dehors des heures de bureau. Vous souhaitez un conseil personnalisé et sans engagement? Contactez nous ici!