La destruction d’archives est la destruction d’archives excédentaires ou excédentaires. La principale raison de choisir la destruction d’archives est de dépasser la durée minimale de conservation ou d’atteindre la durée maximale de conservation. Comment cela fonctionne-t-il exactement et comment Archive-IT fonctionne-t-il lorsqu’un client commande la destruction d’une archive ? Nous vous l’expliquons !
Périodes de stockage
La structuration et l’archivage des documents de la bonne façon peuvent prendre beaucoup de temps. Presque tous les documents ont aujourd’hui un délai de conservation obligatoire, comme les dossiers médicaux (15 ans) ou les dossiers personnels (7 ans). Le non-respect de ces lignes directrices peut entraîner des procédures judiciaires difficiles ou même une visite de l’administration fiscale. Afin de faciliter un peu les choses pour le client, les délais de conservation peuvent être suivis de manière claire dans le système Archive-IT !
Destruction en toute sécurité
Une fois la période de conservation expirée, le document peut être détruit. Il est important que la destruction se fasse en toute sécurité. Bien sûr, vous ne voulez pas que vos documents confidentiels soient laissés dans la rue comme ça. Il s’avère souvent que les mesures prises par les entreprises pour détruire les documents ne sont pas toujours assez efficaces. Grâce aux techniques progressives, il est de plus en plus facile de retracer les résidus de papier jusqu’au document original. C’est pourquoi les entreprises doivent fixer des exigences plus strictes quant à la manière dont elles détruisent leurs documents afin de pouvoir se conformer à la loi GDPR.
Coopération avec SUEZ
En matière de destruction d’archives, Archive-IT travaille en collaboration avec SUEZ. Archive-IT ne démarre le processus de destruction que lorsque le client le commande. SUEZ veille ensuite à ce que vos documents soient détruits de manière sûre et respectueuse de l’environnement. Pour ce faire, ils ont développé un conteneur spécifiquement utilisé pour la destruction des archives, à savoir : le conteneur SECURE-DATA. En outre, ils disposent de tous les certificats nécessaires, qui sont prescrits par les lois et règlements. La destruction a lieu dans un circuit complètement fermé. Avec SUEZ, Archive-IT s’engage à soulager le client de tous ses soucis et à procéder à la destruction des archives conformément à des exigences strictes. Une fois la destruction effectuée, le client reçoit un certificat de destruction.
Avez-vous besoin de conseils concernant les délais de conservation et/ou la destruction des archives ? Contactez-nous !