L’archivage numérique prend une importance croissante pour les organisations qui souhaitent conserver leurs données de manière sécurisée et durable, tout en respectant les obligations légales. Un e-Depot constitue une solution puissante, mais sa mise en œuvre et sa gestion nécessitent une approche réfléchie. Dans ce blog, vous découvrirez ce qu’est un e-Depot, ce qu’il implique, ainsi que ses avantages et points d’attention.
Qu’est-ce qu’un e-Depot ?
Un e-Depot (dépôt électronique) est une solution numérique destinée à stocker, gérer et maintenir l’accessibilité à long terme des informations archivistiques. L’objectif est de garantir l’authenticité, l’intégrité et l’accessibilité des documents numériques sur le long terme. Cela nécessite une combinaison de politiques organisationnelles, de processus, de gestion de l’information, de sécurité et de technologies adaptées.
Un e-Depot bien structuré aide les organisations à se conformer aux réglementations telles que la loi sur les archives, le RGPD, et d’autres exigences pertinentes. De nombreuses solutions e-Depot s’appuient sur le modèle OAIS (Open Archival Information System), reconnu internationalement comme cadre de référence pour la conservation durable des informations numériques.
Quelles informations doivent être conservées dans un e-Depot ?
Un e-Depot est principalement destiné aux institutions publiques et gouvernementales, telles que les ministères, les communes, les organismes d’exécution, les autorités administratives indépendantes et les archives régionales.
Les types d'informations à archiver dans un e-Depot se divisent en quatre grandes catégories :
- Documents à valeur archivistique. Documents soumis à des obligations de conservation à long terme ou permanentes, comme les documents de politique publique, décisions gouvernementales, permis, rapports annuels, plans stratégiques ou procès-verbaux des conseils.
- Fichiers numériques authentiques. Documents nativement numériques (tels que des e-mails, des fichiers PDF ou des bases de données), dont l'intégrité et l'origine doivent être garanties.
- Documents de valeur culturelle ou sociétale. Informations à caractère historique ou sociétal, même sans obligation légale de conservation — par exemple des rapports de recherche, comptes rendus de projets ou initiatives citoyennes
- Dossiers transférés depuis des systèmes de gestion documentaire (DMS) ou d'archives (RMA).Informations issues de systèmes de gestion documentaire ou d’archivage, finalisées ou inactives, transférées dans un e-Depot pour une conservation à long terme.
Points d’attention pour la gestion d’un e-Depot
Un e-Depot ne se limite pas au stockage. L’archivage numérique durable nécessite une vision stratégique, une expertise et une gestion rigoureuse. Les thèmes clés sont les suivants :
Accessibilité durable
Les fichiers doivent rester lisibles, interprétables et accessibles même après plusieurs décennies. Il est donc essentiel d’utiliser des formats de fichiers durables comme le PDF/A, le XML ou le TIFF. La gestion des métadonnées joue également un rôle central dans la recherche et l’interprétation des documents. La stratégie d’archivage doit tenir compte des évolutions technologiques futures.
Conformité légale et réglementaire
Un e-Depot doit être conforme aux cadres juridiques tels que la loi sur les archives et le RGPD. Cela inclut le traitement et la conservation des données personnelles dans le respect des règles de confidentialité. Il est aussi indispensable de définir des droits d’accès stricts pour éviter tout accès non autorisé et garantir l’intégrité et la traçabilité des documents archivés. La conformité nécessite donc non seulement un système technique performant, mais aussi des procédures et une gouvernance claire.
Destruction des archives
Toutes les informations ne doivent pas être conservées indéfiniment. La destruction sélective et opportune est tout aussi cruciale que la conservation. Pour cela, il convient d’utiliser des tableaux de conservation approuvés. Un processus de destruction contrôlé et documenté est nécessaire, comprenant un procès-verbal de destruction précisant ce qui a été supprimé, quand, par qui et sur quelle base légale.
Les avantages d’un e-Depot
Un e-Depot bien structuré apporte une valeur ajoutée tant juridique que pratique :
- Stockage numérique durable
Les informations restent accessibles, même en cas de changements technologiques ou de migrations de systèmes.
- Conformité légale
Les obligations d’archivage et les lois sur la protection des données sont respectées de manière structurée, réduisant les risques de sanctions ou de fuites de données.
- Transparence et responsabilité
Les informations restent disponibles pour les audits, les demandes juridiques ou la recherche historique — même des années plus tard.
- Gestion efficace de l’information
Grâce à des durées de conservation automatisées, à l’intégration avec les systèmes de gestion de dossiers ou les GED, et à une réduction de la fragmentation, la gestion de l’information devient plus simple et plus sécurisée.
- Organisation résiliente et pérenne
Investir dans un e-Depot, c’est investir dans la continuité, la fiabilité et la résilience de votre gestion de l’information.
Archive-IT vous accompagne
En tant que partenaire de confiance pour une gestion de l’information durable, Archive-IT accompagne les organisations dans la mise en place, la configuration et la gestion d’un e-Depot. Envie d’en savoir plus sur les possibilités ? Contactez-nous via le bouton ci-dessous.