Il est impossible d'imaginer l'éducation sans ressources d'apprentissage numériques. Le processus de numérisation qui laisse souvent à désirer au sein des établissements d'enseignement se trouve principalement à l'arrière des organisations. Cela fait de la conformité à la législation et aux réglementations, également appelée conformité numérique, un défi majeur. Dossiers personnels, diplômes, listes de notes ou dossiers d'étudiants : l'un est numérique, l'autre encore sur papier. Le résultat est une montagne d'informations non structurées.
Les risques d'une archive obsolète
Aujourd'hui, d'un clic de souris, d'un glissement de doigt ou d'une commande vocale, les élèves peuvent effectuer certaines recherches et trouver des informations pour l'école. Curieusement, le service commercial ou administratif doit encore souvent effectuer ces recherches lorsque, par exemple, un ancien élève a besoin d'un dossier, d'un relevé de notes ou d'un diplôme. Non seulement cela réduit l'efficacité du travail, mais cela peut également entraîner certains risques pour la sécurité, comme les incendies ou les dégâts des eaux. Il existe également des risques pour la vie privée. Le type de documents que les écoles conservent contient souvent des informations personnelles sur un employé ou un élève. Si vous utilisez des archives physiques ou numériques sans appliquer les lois et réglementations correctes, il n'y a que peu ou pas de contrôle sur qui a consulté quel dossier. En outre, les documents sont soumis à certaines périodes de conservation, qui sont de plus en plus strictes. Le partage de certains documents avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation peut également constituer un véritable défi s'il n'est pas correctement organisé. En somme, une raison suffisante pour passer à des archives numériques conformes.
Les avantages de la conformité numérique
Lorsqu'un établissement d'enseignement satisfait à la conformité numérique, il bénéficie d'avantages importants. Tout d'abord, il travaille dans le respect de la législation et de la réglementation. Les documents peuvent être supprimés de manière structurée et automatiquement lorsque la période de conservation a expiré. L'autorisation est également un aspect important. Seuls les employés qui ont accès aux documents peuvent le faire, et toutes les actions sur les documents sont entièrement enregistrées. Cela empêche les personnes qui n'ont aucun intérêt d'accéder à des informations sensibles. Il augmente également l'efficacité du travail. Lorsqu'une personne extérieure à l'établissement d'enseignement, telle qu'une autre école, un ancien élève ou un ancien membre du personnel, demande un document, il est possible de partager le fichier concerné rapidement et en toute sécurité.
La conformité numérique est un terme délicat, qui ne signifie en fait ni plus ni moins qu'appliquer et respecter les lois et règlements. Disposer d'une application qui facilite cette tâche est d'une grande importance au sein des établissements d'enseignement afin d'avoir une meilleure maîtrise des données. Cette montagne de données ne fera que croître dans les années à venir. Assurez-vous donc que vous avez le contrôle et que la conformité numérique est pleinement intégrée et acceptée au sein de votre établissement d'enseignement !
