Il y a longtemps qu’il n’a pas été dit que les organisations devaient passer à un environnement de travail sans papier. Il fallait interdire le papier, et maintenant ! Des années plus tard, il s’avère qu’en pratique, les choses ne vont pas aussi vite que prévu. Il n’est pas si facile de remplacer tout le papier et de passer immédiatement aux solutions numériques. Après des années de discussion, l’intérêt pour le bureau sans papier est encore palpable. De plus en plus d’organisations mettent en œuvre cette approche, car en période de réduction des coûts et de gains d’efficacité, le bureau sans papier offre simplement de nombreuses solutions !
Si l’on fait le point sur la mise en œuvre des solutions numériques, le bureau sans papier est le bon choix, à condition qu’il soit correctement mis en œuvre et facilité. Mais ce que nous voulons vraiment savoir, c’est : qu’est-ce que ça rapporte ?! J’aimerais explorer plus en détail deux de ces avantages.
Réduction des coûts
La raison principale de l’introduction du bureau sans papier est d’économiser des coûts pour la plupart des organisations, quelle que soit la façon dont vous l’envisagez. D’accord, travailler efficacement est également très important, ce qui se traduit en fin de compte par des économies de coûts. Il y a aussi plusieurs avantages pour les employés, par exemple, le bureau sans papier leur donne la possibilité de travailler indépendamment du lieu et de l’heure. Plus de paperasserie, mais aller droit au but. Cela apporte des avantages ! Cependant, la réduction des coûts est la chose la plus importante, ce qui est également logique. Même si nous nous remettons lentement d’une mauvaise période économique, les séquelles sont encore perceptibles. La réduction des coûts est donc aussi la raison pour laquelle les entreprises introduisent largement cette nouvelle façon de travailler. Une étude de l’AIIM (Association pour la gestion de l’information et de l’image) a montré que 42% des entreprises ont récupéré leur investissement (pensez aux logiciels et aux équipements) en un an. 57 % ont mis 18 mois à le faire. Raison de plus pour y réfléchir sérieusement, n’est-ce pas ?
Sécurité
La sécurité est également une raison importante pour changer de poste. « Non, je ne mets pas mes informations commerciales critiques dans le cloud, donc je ne peux pas les contrôler. « Si vous devez croire toutes les histoires d’atteintes à la sécurité, laissez-moi gérer mes propres archives. » sont des arguments courants en faveur de la conservation des archives sous forme papier au sein de l’organisation. Ok, je me demande : Qu’en est-il de la sécurité du classeur, du tiroir ou de l’espace dans votre propre organisation ? Qui y a accès ? Comment vous assurez-vous qu’il ne reste plus de papier dans votre bureau ? Comment savoir si l’information est complète ? Souvent, toutes sortes d’objections sont soulevées au sujet de la sécurité d’une telle solution » en nuage « , mais les gens oublient comment les choses se passent actuellement sur le papier. Croyez-moi, cela peut produire des résultats choquants. Dans tous les cas, une organisation souhaite la meilleure sécurité possible pour ses informations, c’est pourquoi je vous conseille de demander conseil à des professionnels en cas de doute. Après tout, vos informations sont précieuses !
Travailler avec peu de papier
Peut-être qu’un bureau sans papier est un grand pas en avant, mais les informations ci-dessus donnent certainement matière à réflexion. Commencez à travailler dans un environnement sans papier, c’est peut-être l’étape dont votre organisation a besoin !
Pourquoi le bureau sans papier n’est-il pas une mode, comme on le pensait au début ? La réponse à cette question a fait ses preuves !