Quel que soit le secteur : il est impossible d’imaginer sans travailler en numérique. Le secteur de l’éducation ne fait certainement pas exception. L’éducation numérique est à l’ordre du jour, en partie grâce à COVID-19. En outre, les solutions et systèmes numériques avec lesquels les élèves et les parents peuvent travailler sont pleinement acceptés. Néanmoins, lorsqu’il s’agit de numérisation et d’archivage numérique, l’éducation doit encore relever un certain nombre de défis.
Numérisation
Dans les écoles, on trouve encore de nombreux documents sous forme papier. En partie du passé, mais souvent encore aujourd’hui, des documents papier sont créés et archivés. Pensez aux dossiers personnels sur papier qui n’ont pas encore été intégrés dans un système numérique. Mais pensez aussi aux dossiers des (anciens) étudiants, remplis de diplômes qui doivent souvent être conservés pendant des années. Outre le fait que les salles sont pleines et peuvent sans doute être mieux utilisées, de nombreuses actions sont nécessaires pour rechercher et trouver un diplôme spécifique d’un (ancien) étudiant, par exemple. Une numérisation soigneuse offre une solution à ce problème.
L’archivage numérique
Cependant, elle ne s’arrête pas à la numérisation des documents papier. Un bon système d’archivage numérique fait souvent défaut. Les systèmes actuels de gestion des documents ne répondent pas entièrement aux exigences de le GDPR pour un archivage correct des documents. Un système dans lequel toutes les informations, quelle que soit leur source, sont archivées ; il existe encore de nombreuses possibilités numériques pour l’éducation.
Obligations de conservation et politique de conservation
Le lien automatique entre les périodes de conservation et les documents est très important pour mettre en œuvre une bonne politique de conservation. En l’enregistrant par type de document et en l’automatisant ensuite, vous êtes entièrement conforme au guide GDPR et aucune donnée inutile n’est stockée. En outre, la vue d’ensemble est souvent perdue, même numériquement. Il est donc très important de disposer d’un bon système d’archivage, où vous pouvez sauvegarder à la fois les documents de vos étudiants et les autres processus administratifs.
Rechercher, trouver et partager
Est-il possible qu’un étudiant ait besoin d’un diplôme ? Ou un employé qui demande un document spécifique de son dossier personnel ? Parfois, ce sont même d’anciens employés qui ont encore besoin d’un document concernant leur pension. C’est là que commence la recherche. En travaillant avec une application comme AIR, la recherche est une chose du passé. Comme le système est entièrement contrôlé par les métadonnées, vous pouvez facilement naviguer vers le document spécifique et le consulter. Vous pouvez alors mettre le document à la disposition de quelqu’un d’autre en toute sécurité. Même à une personne qui ne travaille pas ou n’étudie pas dans votre école. En créant une archive personnelle temporaire, vous donnez à l’autre personne l’accès au document ; avec un enregistrement complet. Vous pouvez fixer une limite de temps et la boucle est bouclée. Sûr, efficace et efficient.
En numérisant davantage les flux d’information au sein du secteur de l’éducation et en les mettant en place de manière numérique, des optimisations en sont le résultat. Voyez-vous des possibilités pour votre établissement d’enseignement ? Nous serions heureux d’échanger des idées avec vous !