Numériser les archives

Les dossiers papier présentent un certain nombre d’obstacles, comme l’espace qu’ils occupent. Le papier ne peut se trouver qu’à un seul endroit à la fois, ce qui signifie qu’il faut beaucoup de temps pour rechercher et trouver les bons documents. Le partage et l’édition d’informations sur papier deviennent de plus en plus difficiles. La sécurité et l’autorisation du papier sont de plus en plus difficiles à garantir. En numérisant vos archives, ces obstacles sont levés. Toutes les organisations travaillent déjà d’une manière ou d’une autre au numérique. Si, en plus des systèmes numériques, il existe aussi des archives papier, il y a un manque d’efficacité. Des îlots d’information, qui ne donnent en fait jamais une image complète de la réalité. En outre, nous travaillons de plus en plus souvent dans des lieux situés en dehors des murs des bureaux. Une accessibilité sûre, numérique et complète est donc plus importante que jamais. La numérisation offre la solution !

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Archive-IT numérise

Archive-IT excelle dans la numérisation soignée et sécurisée des fichiers. Le fichier numérique est constitué en collaboration avec un conseiller Archive-IT expérimenté. La convivialité, vos souhaits et les lois et règlements sont pris en compte. Il y a des possibilités telles que la disposition des onglets, l’ajout d’une fonction de recherche, la numérisation en couleur, en niveaux de gris ou en noir et blanc et bien plus encore. Des choix que vous n’avez certainement pas à faire seul, Archive-IT vous soutient pleinement dans le processus du papier au numérique.

« Saviez-vous que pendant le projet de numérisation, vous pouvez toujours demander des dossiers prioritaires ? De cette façon, vous ne serez pas gênés par le processus de numérisation ! »

  • Conforme à la norme GDPR

  • Intégration avec votre système actuel

  • Un espace précieux au sein de votre organisation est libéré

  • Vos informations peuvent être consultées par des utilisateurs autorisés à tout moment et en tout lieu

  • Gain de temps et d’argent

  • Livraison dans notre logiciel ou dans votre propre paquet

  • Tous les employés ont signé une déclaration de confidentialité et délivrent périodiquement un déclaration de conduite

Numérisez vos documents

Archive-IT offre une fiabilité de livraison de 100%. Les fichiers sont transportés en toute sécurité, exclusivement et sous scellés, directement de votre organisation à Archive-IT. À l’arrivée, le processus d’enregistrement a lieu et les dossiers sont préparés. Les employés qualifiés préparent les dossiers en fonction des accords conclus. Une étape à forte intensité de main-d’œuvre et indispensable dans le processus de numérisation.

Dossiers | Archive-IT

Vous vous demandez quels types de documents Archive-IT peut numériser pour vous ? Pensez par exemple :

  • Dossiers du personnel

  • Dossiers médicaux

  • Dossiers d’affaires

  • Administration financière

  • Dessins (de construction)

  • Bons de travail

  • Journaux

Vous avez des doutes sur les archives et les documents que vous souhaitez faire numériser ? N’hésitez pas à demander à l’un de nos employés. Nous serons heureux de vous aider et de vous conseiller !

Pas à pas

Archive-IT numérise tout grâce à des scanners rapides et perfectionnés à haut volume. Des opérateurs de scannage expérimentés s’assurent que tout fonctionne parfaitement et que nous pouvons fournir des fichiers numériques de haute qualité. La numérisation de vos archives est notre passion et notre souci !

Pour chaque projet, nous examinons avec vous la bonne approche. Chaque projet est différent. Pour numériser vos documents, il y a toujours un certain nombre d’étapes à franchir :

  1. Fichiers d’inventaire/documents/archives
  2. Proposition de devis
  3. Transport
  4. Enregistrement des dossiers
  5. Nettoyage des documents
  6. Préparation des documents par scanner
  7. Numériser
  8. Vitalisation possible
  9. Exportation vers le logiciel
  10. Destruction, stockage ou restitution
Archive-IT
Numérisation dossiers | Archive-IT

Numériser les archives des prix

Chaque projet nécessite un devis sur mesure. Sur la base de différents paramètres, un consultant d’Archive-IT élaborera une proposition pour vous. La réunion consultative et introductive est sans obligation. Nous nous ferons un plaisir de vous rendre visite sur place ou de coordonner la situation avec vous à distance. Parce qu’il y a beaucoup de choix différents à faire en matière de numérisation, cette réunion est un moment précieux pour vous donner une image réaliste des tarifs de la numérisation. Vous êtes curieux de connaître les coûts de la numérisation de vos archives ? Contactez-nous et vous recevrez une proposition sur mesure !

« Ce qui était particulièrement important pour nous, c’est que les archives soient stockées dans un endroit très sûr et que dès que nous avons besoin de quelque chose, nous l’ayons à notre disposition rapidement et de manière fiable. Lorsque cette photo a correspondu au prix, le choix d’Archive-IT était un fait. Nous avons maintenant demandé un certain nombre de fichiers, tant physiques que numériques, et la vitesse d’action d’Archive-IT est grande! »

Debora Janssen | Secrétaire juridique, Wiggers Faber

« Pour nous, il était particulièrement important qu’une connexion puisse être établie avec le progiciel RH que nous utilisions déjà. Nous travaillons avec Raet depuis des années et nous voulions pouvoir continuer à travailler à partir de ce paquet. Lors d’une journée client Raet, nous avons rencontré Archive-IT, ce qui nous a donné un sentiment familier à travers des histoires positives. L’offre, la méthode de travail et la confiance dans le gestionnaire de compte ont été les facteurs décisifs dans la coopération avec Archive-IT. »

Jeannette de Haan | Affaires du personnel, Natuurmonumenten

« Lorsque nous avons vu Virtual File, cela a été décisif pour la transition vers le système numérique. La conservation du dossier papier sous forme numérique a permis aux utilisateurs de s’habituer très rapidement à cette méthode de travail. Vous pouvez simplement y naviguer, ajouter et déplacer vos documents. De plus, nous étions déjà habitués aux fichiers Jalema, qui ont été imités dans ce format numérique. »

Thera de Pauw | Chef de groupe, De Zorggroep

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