Dans l’idéal, les archives papier du personnel sont numérisées et intégrées dans le système familier déjà utilisé. De nombreux ministères de la GRH, à l’échelle de l’industrie, font ou veulent faire ce pas. Dans le contexte de la protection de la vie privée des données personnelles des employés, cette question fait également l’objet d’une attention particulière. Néanmoins, il nous est régulièrement dit que les organisations s’attendent à y consacrer beaucoup de temps et à y travailler elles-mêmes. C’est le contraire qui est vrai. Vous êtes curieux de connaître l’impact du processus de numérisation des dossiers personnels ? Alors continuez à lire rapidement.
De bons accords, une planification claire
Un conseiller expérimenté vous accompagne dans vos choix. Grâce à notre grande expérience en matière de numérisation des dossiers du personnel, nous sommes en mesure d’apporter un soutien ciblé dans la prise de décision. Ensemble, nous examinons le dossier physique actuel du personnel. A quoi ça ressemble ? Quelle structure à onglet est utilisée ? Nous examinons également les souhaits numériques et déterminons un certain nombre de questions importantes. Un certain nombre d’exemples :
- Sous quelle forme souhaitez-vous consulter vos dossiers personnels numériques ?
Il existe plusieurs possibilités pour numériser les fichiers. Nous prenons des décisions à ce sujet à l’avance. Pensez à numériser sous les types de documents que vous avez définis ou à numériser au fur et à mesure que le fichier physique a été créé. - Voulez-vous numériser les fichiers en couleur ou en noir et blanc ?
Nous vous recommandons de ne numériser les fichiers en couleur que si la couleur a une fonction. La numérisation couleur crée des fichiers plus volumineux. Les dossiers contiennent-ils des copies de passeports ou de pièces d’identité ? Dans ce cas, nous numérisons uniquement cette page en couleur. Si ces copies sont numérisées en noir et blanc, une image illisible est laissée. - Voulez-vous fournir les fichiers avec la reconnaissance optique de caractères (ROC) ?
Si vous voulez que les fichiers soient entièrement consultables sous forme numérique, nous devons ajouter l’OCR au processus. Ceci est facultatif.
Autonettoyant
Les organisations envisagent souvent de nettoyer elles-mêmes les dossiers à l’avance, ce qui leur permet d’extraire certaines informations papier des dossiers physiques. Vous réduisez ainsi les coûts de numérisation. Toutefois, il est très important d’en faire une bonne évaluation. Le nettoyage prend beaucoup de temps et vous devez vous demander si cela l’emporte sur les coûts supplémentaires d’un certain nombre de pages supplémentaires pour la numérisation.
Directement dans votre système de confiance
Si vous en avez besoin, nous pouvons numériser un certain nombre de fichiers de test à l’avance. Ceux-ci peuvent être évalués et s’il y a lieu de les ajuster, nous pouvons facilement les ajuster avant de numériser l’ensemble. A la fin du processus de numérisation, nous nous chargeons de l’importation automatique dans le système avec lequel vous travaillez déjà. Les systèmes les plus fréquemment entendus sont AFAS ou Raet. Aucune mesure n’est requise de votre part à cet égard. Nous nous assurons que le fichier numérisé apparaît sous le nom du bon membre du personnel. Simple, sûr et fiable !
Accessibilité pendant la numérisation
C’est aussi un malentendu qu’au moment de la numérisation, vous ne pouviez pas accéder à vos dossiers personnels. Supposons que le processus de numérisation prenne trois semaines ; il se peut que vous ne puissiez pas manquer vos fichiers du tout pendant ce temps. Notre règle de base : le transport est le seul moment où vous ne pouvez pas accéder à vos fichiers. Grâce à une procédure d’enregistrement stricte dès votre arrivée chez Archive-IT, vous pouvez demander vos fichiers dans ces trois semaines. Celles-ci seront ensuite numérisées en priorité pour vous, afin que vous ne soyez pas gêné par le processus de numérisation.
Comme vous le savez peut-être, ce sont surtout les choix que vous faites à l’avance qui exigent un investissement en temps. Archive-IT vous conseillera afin que vous puissiez prendre les bonnes décisions. A partir de ce moment, tout le travail est déchargé et tout ce qui compte, c’est que le résultat soit à votre disposition dans le système avec lequel vous travaillez déjà dans les délais convenus.
Besoin de conseils gratuits et sur mesure ? Nous nous ferons un plaisir de vous aider !