De nombreuses organisations travaillent entièrement en mode numérique. Les applications, systèmes et îlots d’information Tig sont à l’ordre du jour. Pourtant, nous constatons de nombreuses différences au sein des organisations. Alors qu’une organisation a complètement interdit le papier, d’autres organisations ont encore beaucoup de papier sur leur bureau. C’est pourquoi il est temps qu’un blog clarifie le concept de » numérisation » et dissipe les idées fausses à son sujet.
« Notre organisation est trop petite pour la numérisation »
Un argument fréquemment entendu est : » nous sommes trop petits pour la numérisation « . Il est bien connu que la numérisation présente de nombreux avantages pour les grandes entreprises, mais cela ne signifie pas pour autant qu’elle ne présente aucun avantage pour les PME. Par exemple, la numérisation présente l’avantage que vos documents sont disponibles à tout moment et en tout lieu. Dans une petite organisation, vous devez souvent porter plusieurs casquettes, ce qui signifie que la bonne information a des avantages considérables en termes d’efficacité au bon moment. Même en dehors des heures de bureau et des murs. De plus, on économise de l’espace qui peut être utilisé à d’autres fins, car même dans une petite organisation, l’espace peut être coûteux. De plus, la sécurité est mieux garantie. Nous voyons régulièrement des documents de petites entreprises entreposés dans des endroits peu orthodoxes, comme des boîtes de garage ou des caves et greniers non sécuritaires. Il respecte ainsi beaucoup mieux les obligations de l’ISO et de la GDPR en matière de données personnelles et, en numérisant les PME, tout est clair et structuré d’un seul coup d’œil !
« Numériquement, j’ai perdu le contrôle quand il s’agit de sécurité »
En outre, certaines entreprises craignent de rencontrer des problèmes de sécurité lorsqu’elles passent au numérique. C’est le contraire qui est vrai. L’utilisation correcte de la numérisation garantit la sécurité des documents au sein de l’entreprise. L’archivage physique crée beaucoup plus d’obstacles et de risques que l’archivage numérique. Aucun risque de cambriolage, de dégâts des eaux et/ou d’incendie. De plus, il y a toujours une sauvegarde et les documents sont accessibles aux utilisateurs autorisés à plusieurs endroits. La numérisation vous aide à vous conformer à la GDPR. Pensez, par exemple, à l’attribution de délais de conservation et à la possibilité d’appliquer une politique de destruction à cela. Les possibilités de garantir la sécurité des documents électroniques sont infinies.
« Une organisation sans papier? Ensuite, je dois investir (trop) dans la numérisation »
La dernière idée fausse sur la numérisation dont il est question est celle de l’investissement qui doit être fait. La numérisation peut donner l’impression qu’elle coûtera beaucoup de temps et d’argent. Toutefois, cela ne doit pas nécessairement être le cas. La numérisation se présente sous de nombreuses formes et tailles. Obtenez de bons conseils : outre le fait que l’investissement dans la numérisation se rentabilise toujours par des gains d’efficacité et permet donc d’économiser des coûts, l’archivage externe est aussi souvent une alternative moins coûteuse et accessible. Grâce à l’archivage externe, vous pouvez stocker vos archives à moindre coût et, si nécessaire, accéder à tous vos documents importants via la numérisation à la demande. Saviez-vous qu’il existe différentes formes de stockage d’archives ? Pour les documents importants dont la durée de conservation est longue ou infinie, vous pouvez choisir un emballage avec des mesures entièrement conditionnées telles que la régulation de la température et de l’humidité, afin que les documents puissent être conservés pendant des centaines d’années sans endommager le papier. En outre, il existe également des solutions pour des matériaux plus statiques, sur lesquels repose, par exemple, un délai de conservation légal. Travailler sans papier ne signifie donc pas nécessairement que vous devez toujours faire face à des coûts de numérisation élevés !
Bref, quelle que soit la taille de votre organisation, quelles que soient vos objections à la numérisation, soyez ouvert et parlez à des conseillers expérimentés pour trouver une solution sur mesure pour vous. Vous voulez en savoir plus ? Alors contactez-nous ici!