Le stockage d'informations numériques ne se limite pas à stocker des fichiers sous forme numérique et à s'en tenir là. Les informations numériques se perdent facilement, sont ou deviennent introuvables et sont également facilement illisibles. De nombreux documents ont une durée de conservation (légale) et doivent être détruits ou exportés du système après cette période.
Pour garantir cela, l'AIR ne stocke pas seulement les fichiers numériques, mais aussi toutes les métadonnées qui appartiennent à ces fichiers. Les problèmes résultant de métadonnées incomplètes peuvent être évités en établissant un plan de classification générique pour votre organisation. Dans ce plan de classement, vous décrivez les métadonnées minimales dont votre organisation a besoin pour soutenir vos opérations commerciales et pour maintenir l'accès permanent aux informations. La structure des documents dans AIR est construite sur la base de votre plan de classification. L'avantage de travailler avec AIR est que vous pouvez déjà organiser l'archivage au moment de la création. AIR offre les fonctionnalités suivantes :
- Structure d'autorisation étendue.
- Informations provenant de différentes sources réunies dans une seule base de données : audio/vidéo/etc.
- Des métadonnées pour améliorer les temps de recherche.
- Liaison avec d'autres applications.
- Les périodes de stockage sont faciles à attribuer.
- Combinez les données de manière intelligente et dynamique pour obtenir des informations différentes.
- Automatisez les processus grâce aux flux de travail.
Dashboard
Sur l'écran d'ouverture, vous verrez immédiatement des informations pertinentes sur les documents. Par exemple, le nombre de documents ajoutés ou le nombre de documents dont le délai de conservation a été dépassé. En cliquant sur les zones colorées, vous obtiendrez immédiatement un aperçu de ces documents et vous pourrez prendre des mesures.
Parcourir les archives
Perspectives
Lors de l'ouverture des archives, tous les documents sont visibles dans une seule vue d'ensemble. En utilisant les perspectives, il est facile de sélectionner les documents, par exemple par département ou par sujet. Ces perspectives peuvent être définies par utilisateur. Ainsi, chacun travaille à sa manière, avec les seuls documents et informations dont il a besoin.
Exemple : un employé du département RH travaille avec une sélection de dossiers personnels, tandis que le responsable RH utilise l'ensemble du dossier personnel. Ceci peut être défini au niveau des droits et du type de document.
Partager
Après avoir effectué une sélection de documents, il est possible de les partager en toute sécurité sans utiliser le courrier électronique. Cela peut être fait en créant une collection. Une collection peut être partagée avec des personnes internes et externes. Lors du partage, vous pouvez spécifier une date de début et de fin pour le partage et vous pouvez joindre un message personnel. Le destinataire reçoit un e-mail contenant un lien vers le document partagé.
Télécharger le document
Après avoir téléchargé un document, il est possible de lancer un flux de travail ou une action. Exemple : lors du téléchargement d'un contrat de travail, le gestionnaire reçoit un e-mail indiquant qu'un contrat de travail a été téléchargé. Le flux de travail peut être lancé manuellement ou automatiquement.
Information
En cliquant sur le bouton d'information à côté d'un document, vous verrez un aperçu du document avec toutes les métadonnées pertinentes sur la droite. Les métadonnées spécifiques sont les informations qui s'appliquent uniquement à ce document, par exemple le nom et le numéro d'employé d'un employé. Les métadonnées génériques sont automatiquement renseignées par le logiciel, par exemple la période de conservation liée au document.
Modèle de données
Plan de classement
Les différents documents qui apparaissent dans une organisation sont enregistrés dans un plan de classement, par exemple par type de document ou par département. Le type de document et le statut du document déterminent qui est autorisé à consulter les documents. Les documents archivés peuvent être stockés dans plusieurs archives. Il est possible, par exemple, de placer les documents du conseil d'administration dans une archive séparée et de placer tous les contrats y afférents dans une autre archive.
Périodes de stockage
La durée de conservation d'un document peut être indiquée au niveau du document. Lorsque la période de conservation a expiré, un message est affiché dans le tableau de bord et une action peut être lancée pour supprimer le document ou prolonger la période de conservation.
Autorisations
Tout le monde n'est pas autorisé à consulter tous les documents. Les autorisations peuvent être définies au niveau du département, du personnel ou du type de document.
Ce n'est qu'une partie des possibilités qu'offre AIR. Pour plus de fonctionnalités, nous vous proposons une démo gratuite. Veuillez en faire la demande auprès de votre contact à Archive-IT ou via le site web : https://www.fr.archive-it.be/de...
