Du physique au numérique par la numérisation et la classification

Préparation

Un bon départ représente la moitié du travail. C'est pourquoi nous consacrons beaucoup de temps à la phase préparatoire, en tenant compte de la convivialité, de vos souhaits et des lois et règlements. Le point de départ est de perturber le moins possible votre processus primaire quotidien.

Pour assurer une transition en douceur du papier au numérique, un consultant expérimenté d'Archive-IT vous guidera tout au long du processus. En concertation avec votre personne de contact, les accords de travail et le planning seront établis. Vous aurez également accès à ce planning afin de pouvoir suivre de près l'ensemble du processus.

Les instructions de numérisation sont établies avec votre personne de contact afin que nous sachions comment préparer les fichiers pour la numérisation. Par exemple, la disposition des onglets, la suppression ou non des feuilles de post-it, la numérisation de formats non standard, etc.

Pour de nombreuses organisations, la numérisation des informations est une véritable transition. C'est pourquoi nous vous offrons la possibilité de commencer par une démonstration de faisabilité au cours de laquelle nous numérisons quelques fichiers de test pour vous. Sur la base de ce scan d'essai, vous pouvez déterminer si cela correspond à vos souhaits.

Feuille de route

Transport
Conformément au planning convenu, les chariots ou europalettes/caisses vides vous sont livrés. Après avoir été remplis (par vous ou par Archive-IT, selon votre choix), ils seront collectés par transport direct et scellé.

Admission
Après l'arrivée des dossiers physiques à Archive-IT, nous commençons par la réception (enregistrement) des dossiers. Vous pouvez choisir entre l'admission moyenne et haute.

* Si un dossier particulier n'est pas connu dans le fichier de référence, notre employé effectuera la saisie manuellement au taux de "saisie élevée".

** Le tarif est basé sur la saisie manuelle de deux champs de données par fichier. Des frais sont facturés pour chaque champ supplémentaire à saisir. Ces coûts supplémentaires ne s'appliquent que si nous devons remplir ces champs manuellement. Si nous pouvons convertir les données d'une base de données, de sorte que nous ne devions remplir que le premier champ manuellement, il n'y aura pas de frais supplémentaires pour cela. Vous pouvez enregistrer jusqu'à six champs de données par fichier.

Préparation des fichiers pour la numérisation
Après la réception, nous commençons par le travail de nettoyage, pendant lequel les fichiers sont rendus prêts à être numérisés conformément aux instructions de numérisation. Il s'agit d'une étape indispensable et à forte intensité de main-d'œuvre dans le processus de numérisation.

Numérisation des dossiers
Ensuite, nous pouvons commencer à numériser les dossiers. Pour obtenir un résultat optimal, un certain nombre de contrôles ont lieu pendant le processus de numérisation:

• Les pages vierges sont automatiquement supprimées.
• Les bordures noires sont supprimées par le logiciel si possible.
• Détection automatique de la double alimentation.
• Les documents obliques sont redressés, si possible, par un logiciel.

Classification
Pour que vos documents soient automatiquement reconnus par le logiciel, notre logiciel de classification doit être "entraîné". Pour ce faire, on utilise environ 20 à 40 fichiers échantillons représentatifs, le livre modèle. Il est important de réaliser cette "formation logicielle" avec vous sur place à Archive-IT. En collaboration avec vous et sur la base de votre expertise, nous allons étiqueter (attribuer des types de documents) les documents numérisés des fichiers échantillons au niveau des documents. Les documents que vous avez étiquetés servent ensuite de lot de formation sur la base duquel notre logiciel de classification est entraîné. Le résultat de cet entraînement est un classificateur, qui classera les documents restants - qui font partie du projet - par type de document.

Les documents qui ne peuvent pas être reconnus automatiquement par notre logiciel de classification sont, si vous le souhaitez, évalués visuellement par nos employés, puis étiquetés manuellement avec le type de document correct. Nous utilisons comme référence les documents que vous avez étiquetés dans le livre des modèles. Si vous le souhaitez, vous pouvez également choisir d'effectuer vous-même cette affectation manuelle des types de documents à l'aide d'un outil logiciel fourni par nos soins.

Livraison de fichiers numériques
Après la numérisation des fichiers, les fichiers numériques vous sont livrés. Si nous disposons d'un outil de téléchargement pour votre application, nous pouvons télécharger les fichiers numériques dans votre environnement. Si cela n'est pas possible ou pas souhaité, les fichiers sont proposés via un transfert de données sécurisé, après quoi vous pouvez importer ces fichiers. Si vous avez choisi d'utiliser le logiciel d'Archive-IT, ce dernier se chargera d'importer tous les fichiers numériques dans votre propre application logicielle.

Demander des fichiers entre-temps
Si vous avez besoin d'un dossier qui se trouve dans Archive-IT, vous pouvez demander ce dossier en priorité. Ceci n'est possible que si vous travaillez avec le logiciel Archive-IT. Cela implique des coûts, que vous pouvez demander à Archive-IT.

Numérisation avec indexation automatique
Vous pouvez choisir que les documents soient automatiquement indexés par le logiciel. Notre logiciel de numérisation doit ensuite être "formé" pour que vos documents soient reconnus. Nous sommes heureux de former notre logiciel avec vous chez Archive-IT.

Postcure

Fichiers numériques
Après la livraison des fichiers numériques, Archive-IT conservera tous les documents scannés pendant 3 mois supplémentaires. Pendant cette période, vous pouvez vérifier si les fichiers numérisés ont été numérisés correctement, complètement et en bonne qualité, comme convenu. Après cette période, nous vous fournissons un protocole de réception, qui confirme quels dossiers ont été numérisés par Archive-IT.

Dossiers physiques numérisés
Les dossiers sont gérés pendant trois mois. Après cette période, vous pouvez choisir parmi les options ci-dessous:

• Les dossiers sont détruits (voir méthode de destruction et de cessation d'activité);
• Les dossiers sont restitués (voir méthode de destruction et de cessation d'activité);
• Les dossiers sont stockés/maintenus dans le dépôt d'archives d'Archive-IT (voir méthode de stockage au niveau des palettes ou méthode de stockage au niveau des dossiers).

Il est très important que lorsque les fichiers physiques sont numérisés, les métadonnées correctes soient attachées aux fichiers. Plus tard dans le processus, lorsque la sortie numérique est téléchargée ou importée dans votre application, les informations correctes doivent être insérées dans le bon fichier. Pendant le traitement, les feuilles de codes-barres sont utilisées comme feuilles de couverture. Chaque feuille de code-barres possède un numéro unique d'Archive-IT qui est lié aux métadonnées du fichier en question. Les feuilles de code-barres ne sont pas visibles dans le fichier numérique.

Général

Dans un souci d'exhaustivité, nous souhaitons attirer votre attention sur les points suivants
Pendant le processus de numérisation, les dossiers sont débarrassés des agrafes, des mécanismes adhésifs et (le cas échéant) de la couverture. Les fichiers sont ensuite empilés par ordre de numérisation. Les dossiers sont séparés au moyen d'une feuille de codes-barres (contenant un numéro unique d'Archive-IT). Après le processus de numérisation, il n'y a plus besoin de dossiers de fichiers individuels.

Il est possible de reconstituer les dossiers dans leur état d'origine, moyennant un tarif horaire applicable. Lors de la reconstruction, les onglets d'origine sont remplacés par des onglets à code-barres, qui ne dépassent pas. Les dossiers sont rendus dans leur couverture originale (feuilles mobiles ou reliées). Les onglets d'origine ne sont pas remplacés dans le fichier.

Assurance de la qualité
La numérisation des documents est une activité essentiellement manuelle. Archive-IT s'efforce en permanence d'optimiser ses processus, ce qui accroît la qualité et l'efficacité. Malgré le contrôle et la surveillance continus du processus de numérisation dans le cadre de notre système de gestion d'entreprise certifié ISO, une tolérance d'erreur de 0 % n'est pas possible. Archive-IT s'efforce d'atteindre une tolérance d'erreur maximale de 0,5%.

Heures d'ouverture
Les dossiers à numériser peuvent être demandés en priorité. Notre service de récupération est ouvert du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h, à l'exception des jours fériés nationaux. Si vous demandez des fichiers par voie physique, veuillez le faire avant 15 heures, afin que nous puissions les envoyer le jour même.