Du physique au numérique

Préparation

Un bon départ représente la moitié du travail. C'est pourquoi nous consacrons beaucoup de temps à la phase préparatoire, en tenant compte de la convivialité, de vos souhaits et des lois et règlements. Le point de départ est de perturber le moins possible votre processus primaire quotidien.

Pour assurer une transition en douceur du papier au numérique, un consultant expérimenté d'Archive-IT vous guidera tout au long du processus. En concertation avec votre personne de contact, les accords de travail et le planning seront établis. Ù Vous aurez également accès à ce planning afin de pouvoir suivre de près l'ensemble du processus.

En collaboration avec votre personne de contact, les instructions de numérisation sont établies afin que nous sachions comment rendre les fichiers prêts à être numérisés. Par exemple, la disposition des onglets, la suppression ou non des feuilles de post-it, la numérisation de formats non standard, etc.

Pour de nombreuses organisations, la numérisation des informations est une véritable transition. C'est pourquoi nous vous offrons la possibilité de commencer par un Proof of Concept dans lequel nous numérisons quelques fichiers tests pour vous. Sur la base de ce scan d'essai, vous pouvez déterminer si cela correspond à vos souhaits.

Processus de numérisation

Transport : Conformément au planning convenu, les chariots ou europalettes/caisses vides vous sont livrés. Après avoir été remplis (par vous ou par Archive-IT, selon votre choix), ils seront collectés par transport direct et scellé.

Accueil : Une fois que les dossiers physiques sont arrivés à Archive-IT, l'accueil (enregistrement) des dossiers est lancé. Vous pouvez choisir entre deux options qui sont expliquées en détail dans la procédure de numérisation ci-jointe.

* Si un dossier particulier n'est pas connu dans le fichier de référence, notre employé effectuera la saisie manuellement au taux de "Admission haut".

** Le tarif est basé sur la saisie manuelle de deux champs de données par fichier. Des frais sont facturés pour chaque champ supplémentaire à saisir. Ces coûts supplémentaires ne s'appliquent que si nous devons remplir ces champs manuellement. Si nous pouvons convertir les données d'une base de données, de sorte que nous ne devions remplir que le premier champ manuellement, il n'y aura pas de frais supplémentaires pour cela. Vous pouvez enregistrer jusqu'à six champs de données par fichier.

Préparation des fichiers pour la numérisation
Après l'enregistrement, nous commençons par le travail de nettoyage où les fichiers sont rendus numérisables selon les instructions de numérisation. Il s'agit d'une étape essentielle et à forte intensité de main-d'œuvre dans le processus de numérisation.

Numérisation des dossiers
Ensuite, nous pourrons commencer à numériser les dossiers. Pour obtenir un résultat optimal, un certain nombre de contrôles ont lieu pendant le processus de numérisation :

• Les pages vierges sont automatiquement supprimées ;
• Les bordures noires sont supprimées par un logiciel, si possible ;
• Détection automatique des transits doubles ;
• Les documents obliques sont redressés par logiciel, lorsque cela est possible.

Livraison de fichiers numériques
Après la numérisation des fichiers, les fichiers numériques vous sont livrés. Si nous disposons d'un outil de téléchargement pour votre application, nous pouvons télécharger les fichiers numériques dans votre environnement. Si cela n'est pas possible ou pas souhaité, les fichiers vous seront proposés via un transfert de données sécurisé, après quoi vous pourrez importer ces fichiers. Si vous avez choisi d'utiliser le logiciel d'Archivage-IT, ce dernier se chargera d'importer tous les fichiers numériques dans votre propre application logicielle.

Récupération de fichiers intermédiaires
Si vous avez besoin d'un dossier situé à Archive-IT, vous pouvez demander ce dossier en priorité. Ceci n'est possible que si vous travaillez avec le logiciel Archive-IT. Cela implique des coûts, que vous pouvez demander à Archive-IT.

Numérisation avec indexation automatique
Vous pouvez choisir que les documents soient automatiquement indexés par le logiciel. Notre logiciel de numérisation doit ensuite être "formé" pour que vos documents soient reconnus. Nous nous ferons un plaisir de former notre logiciel avec vous dans les locaux d'Archive-IT.

Postcure

Fichiers numériques :
Après la livraison des fichiers numériques, Archive-IT conservera tous les documents scannés pendant 3 mois supplémentaires. Pendant cette période, vous pouvez vérifier si les fichiers scannés ont été numérisés correctement, complètement et avec une bonne qualité. Après cette période, nous vous fournissons un protocole de réception, qui confirme quels dossiers ont été numérisés par Archive-IT.

Dossiers physiques numérisés
Les dossiers seront gérés pendant encore trois mois. Après cette période, vous pouvez choisir parmi les options ci-dessous :

• Les dossiers sont détruits (pour plus d'informations, voir l'annexe "Méthode de travail destruction et élimination ") ;
• Les dossiers sont restitués (pour plus d'informations, voir l'annexe " Méthode de travail pour la destruction et élimination") ;
• Les fichiers sont stockés/maintenus dans le dépôt d'archives d'Archive-IT (pour plus d'informations, voir l'annexe "Méthode de travail de stockages des palettes" ou "Méthode de travail Stockage individuel").

Il est très important que lors de la numérisation des dossiers physiques, les métadonnées correctes soient liées aux dossiers. Lorsque, plus tard dans le processus, la sortie numérique est téléchargée ou importée dans votre application, les bonnes informations doivent être placées dans le bon fichier. Pendant le traitement, les feuilles de codes-barres sont utilisées comme feuilles d'en-tête. Chaque feuille de code-barres possède un numéro unique d'Archive-IT qui est lié aux métadonnées du fichier concerné. Les feuilles de code-barres ne sont pas visibles dans le fichier numérique.

Général

Dans un souci d'exhaustivité, nous souhaitons attirer votre attention sur les points suivants
Pendant le processus de numérisation, les dossiers sont débarrassés des agrafes, des mécanismes adhésifs et (le cas échéant) de la couverture. Les dossiers sont ensuite empilés par ordre de numérisation. Les dossiers sont séparés au moyen d'une feuille de codes-barres (contenant un numéro unique d'Archive-IT). Après le processus de numérisation, il n'y a plus besoin de dossiers de fichiers individuels.

Il est possible de reconstituer les dossiers dans leur état d'origine, moyennant un tarif horaire applicable. Lors de la reconstruction, les onglets d'origine sont remplacés par des onglets à code-barres, qui ne dépassent pas. Les dossiers sont rendus dans leur couverture originale (feuilles mobiles ou reliées). Les onglets d'origine ne sont pas remplacés dans le fichier.

Assurance qualité
La numérisation des documents est une activité essentiellement manuelle. Archive-IT s'efforce constamment d'optimiser ses processus afin d'accroître la qualité et l'efficacité. Malgré le contrôle et la surveillance continus du processus de numérisation dans le cadre de notre système de gestion d'entreprise certifié ISO, une tolérance d'erreur de 0 % n'est pas possible. Archive-IT s'efforce d'atteindre une tolérance d'erreur maximale de 0,5%.

Heures d'ouverture
Les dossiers à numériser peuvent être demandés en priorité. Notre service de récupération est ouvert du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h, à l'exception des jours fériés. Si vous demandez des dossiers par voie physique, veuillez le faire avant 15 heures afin que nous puissions les envoyer le jour même.