Chaque année, l'eau cause des millions d'euros de dégâts. L'été dernier, la Belgique a connu d'importantes inondations. Cela a causé de nombreux sinistres des eaux. Outre les sols déformés, les moisissures sur les murs et les meubles à jamais abîmés dans les maisons, Plusieurs Études notariales ont subit également des dommages durables. Le Notariat rédige encore des actes sur papier. Des archives physiques importantes sont également encore conservées par les notaires dans leurs propres locaux. Cela comporte de nombreux risques, et pas seulement des dégâts des eaux. Le stockage externe des archives offre la solution pour pour conserver vos archives afin d'éviter tout type de dommage. Archive-IT est heureux de vous aider!
Les risques du papier
Le stockage interne de vos archives papier au sein de votre étude notariale peut entraîner diverses formes de dommages. Pensez aux dégâts des eaux, au vol, au cambriolage, à l'incendie et à la perte de données. Les dégâts causés par l'eau ont un impact important sur la qualité du papier. L'encre peut déteindre et s'effacer et le papier peut gonfler et se déformer. En outre, le papier humide constitue un terrain favorable au développement rapide de micro-organismes, tels que les moisissures. Si un incendie se déclare, nous n'avons pas besoin d'expliquer ce que cela signifie pour le papier. Mais nous constatons également que la sécurité des documents n'est pas toujours garantie en interne. Les documents se perdent et cela crée de l'inefficacité. En outre, en cas de cambriolage, les documents papier peuvent facilement être emportés. Ce sont des risques que vous ne voulez pas prendre, compte tenu de la nature confidentielle de ces documents et de la valeur des documents notariés.
Stocker en externe
Bon nombre d’Études disposent encore d'une grande quantité d'archives anciennes qui ne sont pratiquement jamais consultées. Cela prend beaucoup d'espace, qui pourrait souvent être utilisé à d'autres fins. L'externalisation de vos archives est la solution. Archive-IT propose trois formes de stockage d'archives physiques, à savoir: le stockage sur palettes, le stockage individuel et le stockage conditionné. Les archives qui sont placées dans nos installations de stockage bénéficient d'une sécurité optimale. La sécurité est une priorité absolue pour nous. Quelques exemples: nos certificats ISO, les systèmes d'observation par caméra et une puissante installation de gaz d'extinction. Cela permet de prévenir les risques susmentionnés, de libérer de l'espace dans votre organisation et d'optimiser la pérennité de vos précieux documents d'archives.
Les clients qui vous ont précédé
De nombreux dossiers juridiques ont des périodes de conservation obligatoires, ce qui conduit souvent à des archives surchargées. L'étude notariale Olivier Waterkeyn, située à Waterloo, en Belgique, a reconnu ce problème et a commencé à discuter avec Archive-IT. L'Étude a choisi de stocker une partie de ses archives à l'extérieur. "Cette solution répond parfaitement à nos besoins : elle a permis de regagner de l'espace dans notre bureau et nous avons la certitude de disposer de nos dossiers sous forme électronique ou physique dans un court délai, si nécessaire", a déclaré Isabelle de Stefani, chez me Olivier Waterkeyn. Vous voulez en savoir plus? Lisez le témoignage complet ici!
Le stockage externe de vos archives présente plusieurs avantages. Non seulement vous économisez un espace précieux, mais vos archives bénéficient d'une sécurité optimale dans nos installations de stockage. Vous voulez en savoir plus sur l'une de nos installations de stockage? Alors contactez-nous ici sans aucune obligation!