Douglas est la plus grande plateforme omnicanale de beauté premium en Europe et possède 90 magasins physiques répartis aux Pays-Bas. Depuis le siège social à Nimègue, les tâches administratives RH, telles que les contrats de travail et les mutations, sont gérées de manière centralisée. Pour la gestion des dossiers du personnel, Douglas recherchait une solution qui non seulement ferait gagner du temps, mais qui s’inscrirait aussi dans les ambitions digitales de l’entreprise. Jiska van Rossum, spécialiste HR Operations, partage son expérience de la collaboration avec Archive-IT.
Le défi : beaucoup de travail et un besoin de gain d’espace
La gestion des dossiers du personnel en format papier demandait énormément de travail : « Tout était classé par numéro de personnel et par établissement, mais rechercher dans les armoires prenait énormément de temps. En plus, les dossiers papier occupaient beaucoup d’espace et ce n’était tout simplement plus adapté à notre époque. Maintenant que tout est digitalisé, nous travaillons de manière beaucoup plus efficace et les consultations se font en quelques clics », explique Jiska.
Le choix de la numérisation
Douglas a choisi la numérisation des dossiers du personnel et leur importation dans leur système RH afin d’accéder plus rapidement aux informations, de garder une vue d’ensemble et de respecter les délais légaux de conservation. Lors du choix du partenaire, la rapidité, les coûts et la convivialité étaient essentiels.
Jiska poursuit : « Archive-IT nous a d’abord demandé : “De quoi avez-vous besoin ?”, puis nous avons réfléchi ensemble à la manière d’organiser le tout dans notre système RH. Notre souhait est toujours resté central et l’utilisateur final a été pris en compte. Cela s’est déroulé de manière très fluide, et ils ont également vraiment tenu compte de notre budget. »
Le côté personnel a également joué un rôle : « Le contact est tout de suite bien passé. C’est ce qui a fait pencher la balance pour nous », ajoute Jiska.
Un processus de numérisation fluide
Le processus de numérisation s’est déroulé rapidement et avec soin. Tous les dossiers ont été collectés à Nimègue et transportés en toute sécurité vers Archive-IT. Pendant le traitement, il était possible de demander des dossiers en cours via le système d’Archive-IT, ce qui a renforcé la confiance.
« Avec les collaborateurs d’Archive-IT, nous avons défini cinq documents principaux. Tout ce qui n’entrait pas dans ces catégories était placé dans “divers”. Ils ont très bien réfléchi avec nous, et cela garantit que tous les dossiers sont désormais disponibles de manière uniforme dans AFAS. Super pratique ! », dit Jiska.
Les avantages des dossiers numériques
La numérisation des dossiers du personnel apporte à Douglas des avantages clairs :
- Accès rapide : les informations sont immédiatement disponibles.
- Efficacité : moins de temps perdu à chercher ou scanner physiquement.
- Conformité : les délais de conservation sont automatiquement liés aux documents.
- Clarté et facilité d'utilisation : une structure uniforme dans AFAS et des informations faciles à retrouver.
Rapide et professionnel
Jiska déclare : « Le projet s’est très bien déroulé et nous sommes très satisfaits. Nous nous disons régulièrement à quel point il est agréable de retrouver facilement toutes les informations. Cela est en grande partie dû à la rapidité et au professionnalisme d’Archive-IT. »
Archive-IT remercie Douglas pour sa confiance et se réjouit de la suite de la collaboration !