Travailler à domicile est devenu tout à fait normal. Alors que certaines organisations travaillent déjà (presque) entièrement en numérique, d’autres sont encore fortement dépendantes du papier ou d’autres facteurs limitants lorsqu’il s’agit de mettre en place un travail indépendant et une gestion de l’information. Numérique ou non : les organisations ne disposent souvent pas d’un bon système dans lequel les documents, les fichiers, les photographies, les enregistrements audio/vidéo (et vous le savez) sont archivés de manière sûre et efficace.
Rechercher et trouver
Il existe souvent un lecteur réseau central où sont stockés les fichiers, auquel on ne peut accéder que lorsque votre ordinateur portable est connecté au réseau de l’entreprise. Nous disposons également de divers systèmes, tels qu’un progiciel de gestion de la relation client (CRM) ou un système ERP dans lequel les informations sont stockées. Outlook archive également les e-mails importants et les pièces jointes, sans parler des fichiers qui sont souvent stockés localement par les employés dans leur propre dossier ou sur leur propre PC/portable. Outre le fait que la vue d’ensemble est ainsi complètement perdue et que des documents importants ne peuvent pas/ne doivent pas être trouvés et sont perdus, elle ne respecte pas non plus les lois et règlements et la masse de données continue de croître.
Archives numériques
L’importance d’une archive numérique est grande ; une archive numérique bien organisée, sûre et conviviale, c’est-à-dire. Quelles sont les fonctionnalités importantes pour cela, entre autres ?
L’utilisation des métadonnées (caractéristiques d’un document) ;
Appliquer une politique de rétention bien conçue (politique de rétention) ;
Flux de travail ;
Partager des fichiers en toute sécurité ;
Recherche simple des bons dossiers ;
Mise en place de la sécurité et des droits sur les documents ;
Consultation conviviale des documents à l’aide d’une visionneuse.
De la gestion des documents à la gestion des archives
Non seulement la recherche et la possibilité de trouver les bons documents au bon endroit est une raison de passer à des archives numériques. Il y a plusieurs raisons d’archiver numériquement et d’utiliser un système solide à cette fin. La gestion et l’archivage des documents conformément à la législation et à la réglementation en font partie. En partie grâce à l’RGPD, ce point va également prendre de plus en plus d’importance. Une autre raison est le démantèlement de l’ancien système DMS, qui est souvent très coûteux et n’offre pas suffisamment de possibilités pour lui appliquer une politique de conservation approfondie. Avec une archive numérique, telle que AIR, vous pouvez réduire les coûts et ajouter des fonctionnalités de gestion des documents pour compléter le cercle d’archivage.
Pour mettre en place des archives électroniques de manière adéquate, il faut commencer par définir les types de documents utilisés dans votre organisation. Une rétention doit y être liée. En consignant cela dans un plan d’archivage, vous posez les bases de l’archivage numérique. Archive-IT peut vous aider dans cette démarche, nous contacter ou demander une démonstration gratuite.
