Malgré que le travail numérique soit appliqué dans de nombreuses organisations, les archives papier ne font pas encore partie du passé. Bien que le papier soit souvent un obstacle et une source d'inefficacité, il faut toujours se demander s'il faut archiver en interne ou opter pour un stockage externe des archives. Pour faire cette réflexion de manière approfondie, faisons un zoom sur les avantages et les inconvénients.
Gérez vous-même vos archives
Les gens pensent souvent : "J'ai de l'espace libre en interne de toute façon, je peux l'utiliser pour mes documents". C'est, bien sûr, un avantage que tout soit rapidement à portée de main et qu'il reste sous votre propre contrôle. C'est aussi la solution la moins chère à première vue ; après tout, vous n'avez pas de frais à engager auprès d'un fournisseur. Mais ces avantages sont-ils vraiment intéressants ? Cela vous coûte de l'espace utile dans votre organisation qui pourrait probablement être mieux utilisé, comme un bureau supplémentaire ou un espace de réunion. De plus, les archives sont souvent encombrées, chacun archive à sa manière et il faut donc trop de temps avant de trouver le bon document. Cela conduit non seulement à l'inefficacité et à la frustration, mais aussi indirectement à des coûts plus élevés.
Externalisation du stockage des archives physiques
Le stockage externe de vos archives physiques présente de nombreux avantages. Tout d'abord, il libère de l'espace car vos archives se trouvent à un endroit externe. Les employés disposent des informations correctes en appuyant sur un bouton, ce qui contribue à la productivité du travail. Lors du choix d'un lieu d'archivage externe, il est très important de prêter attention à la sécurité. Le bâtiment est-il protégé contre les incendies et les dégâts des eaux ? Y a-t-il une surveillance par caméra et une protection contre les cambriolages ? Les archives ne sont-elles accessibles qu'aux employés autorisés ?
De nombreux documents archivés ne sont plus nécessaires dans les processus de travail quotidiens. Si vous avez encore besoin d'un fichier des archives, vous pouvez facilement en faire la demande par le biais de la numérisation à la demande. Cela est déjà possible en une heure et demie !
Numérisation
Pour les documents qui sont souvent consultés, nous recommandons la numérisation. Il existe de nombreuses possibilités pour rendre vos documents numériques accessibles de manière sûre et conviviale. Il est conseillé d'en discuter avec un conseiller expérimenté afin que tout soit fait correctement dès le départ. La numérisation présente l'avantage qu'ensuite, vous ne devrez plus dépenser d'argent pour vos archives physiques, comme la location d'un espace, les frais de personnel ou le matériel d'archivage. Vos données sont beaucoup plus claires et vous pouvez accéder à vos fichiers de n'importe où.
Vitalisation
Les informations numériques permettent de faire beaucoup plus que les informations sur papier. Pensez à l'enrichissement des données. Chez Archive-IT, nous appelons ce processus "vitalisation". Grâce aux technologies intelligentes, les données non structurées sont converties en données structurées. Des métadonnées sont associées à vos fichiers numériques, ce qui permet notamment une meilleure traçabilité et une gestion automatique des périodes de conservation. Ce dernier point constitue, sous forme physique, également un défi pour de nombreuses organisations, sous leur propre gestion. La législation et la réglementation en matière de conservation des données étant de plus en plus strictes, c'est l'un des arguments les plus importants pour porter un regard critique sur la gestion de l'information.
Cela semble souvent être un grand pas, mais voulez-vous expérimenter les nombreux avantages de l'externalisation de vos archives ? Qu'il s'agisse de stockage d'archives externes ou de numérisation : contactez l'un de nos collaborateurs qui se fera un plaisir de vous aider !
