De nombreuses organisations ont des problèmes avec les délais de conservation obligatoires des documents. Souvent, on ne sait pas qu’un environnement de travail (numérique) correctement conçu est une solution à ce problème. Ces périodes de conservation sont en effet importantes pour les risques commerciaux des organisations. Des processus juridiques difficiles peuvent s’ensuivre lorsque l’information est incomplète ou même perdue. Il est possible de réduire ces risques en appliquant la gestion documentaire à un niveau différencié.
Montagne de papier
Structurer et stocker correctement les documents peut prendre beaucoup de temps. Même dans ce cas, on peut se demander si l’information peut être facilement récupérée à une date ultérieure. Cela prend beaucoup de place et cette pile devient de plus en plus grande, car certains documents doivent être conservés pendant un certain temps. Quelques exemples : pour les documents financiers aux Pays-Bas, une période obligatoire de 7 ans s’applique. Actuellement, les dossiers médicaux doivent être conservés pendant 15 ans. Presque toutes les organisations doivent traiter les dossiers du personnel. Il existe également une durée de 7 ans pour cela. En plus d’un processus juridique difficile, une visite de l’administration fiscale peut également s’avérer coûteuse si les directives ne sont pas respectées.
Différencier pour obtenir le résultat le plus rentable possible
Nous vous conseillons de déterminer quel type d’information est disponible dans la maison et quelle distinction peut être faite le mieux. Bien entendu, nous soutenons pleinement nos clients à cet égard. Par distinction, j’entends une approche différenciée. Je vais illustrer cela par quelques exemples. Les dossiers personnels de vos employés actuels sont utiles à avoir directement à votre disposition, ainsi que les dossiers médicaux des patients du portail de rendez-vous. Cela signifie que la numérisation est la solution la plus appropriée pour ce type de fichier. Tout est scanné immédiatement et rendu disponible numériquement via le logiciel. Vous pouvez aussi avoir des documents dans lesquels la fréquence de récupération est régulière, mais pas immédiatement nécessaire. Une solution économique et sûre pour cela est : la gestion externe des archives. Les fichiers sont ensuite stockés individuellement dans nos locaux d’archivage hautement sécurisés et dès qu’un fichier est requis, il peut être demandé via le logiciel. Les demandes peuvent être placées à n’importe quel moment de la journée et sont disponibles sous forme numérique dans un délai de 15 minutes. De cette façon, vous réduisez vos coûts en ne numérisant pas tout de suite, car il y a probablement des documents dont vous n’avez même plus besoin. La fiabilité de livraison est garantie à 100%. Ensuite, il y a la documentation qui ne doit être conservée qu’en raison de la date limite obligatoire, mais qui n’est plus nécessaire. Pour ce faire, nous vous recommandons : un archivage externe, dans lequel ces documents sont conservés selon le délai de conservation ou selon vos propres souhaits.
De cette façon, vous serez en mesure de traiter votre documentation de manière rentable et de gérer facilement les délais de conservation. De cette façon, vous n’avez pas à conserver quoi que ce soit plus longtemps que nécessaire, aucune information n’est perdue et vous pouvez toujours retrouver vos informations. Un tel investissement sera certainement remboursé à long terme.