Pour un certain nombre d’organisations, un environnement de travail numérique est la chose la plus normale dans le monde, mais dans de nombreuses organisations, il y a encore une quantité inutile de papier. Avec une préparation parfaite, vous pouvez laisser votre organisation travailler numériquement en un rien de temps. Quelle est donc cette préparation parfaite ? Nous vous donnerons des conseils sur la façon de rendre le processus aussi fluide que possible !
Commencez par le début
Si vous avez l’intention de numériser vos documents papier, commencez par le début. Après tout, il est important d’avoir un aperçu de vos archives avant de commencer à numériser. Vous pouvez vous poser les questions suivantes : « Qu’est-ce que j’ai en tête » et « Qu’est-ce que je veux faire de cette information ? Un facteur important est l’enregistrement de vos fichiers. La plupart des organisations enregistreront en fait vos fichiers sur les données que vous avez mentionnées dans vos fichiers (les métadonnées). Par conséquent, assurez-vous que les métadonnées mentionnées dans vos fichiers sont correctes et suffisamment claires pour vous. De cette façon, vous obtenez un bon index de vos fichiers et vous pouvez facilement trouver tout dans vos archives numériques plus tard ! Si vous savez ce que vous avez l’intention de faire avec les dossiers, il s’agit de trouver une partie appropriée. Trouvez une partie qui répond à vos exigences et offre tout ce que vous attendez d’une partie de numérisation. Ne perdez pas de vue l’aspect sécurité. Par exemple, vérifiez quelles mesures les organisations prennent et si elles sont certifiées ISO 27001. Après tout, vos renseignements personnels ne devraient jamais être laissés dans la rue !
Vos propres souhaits dans le plan de numérisation
Si vous avez trouvé une personne pour laquelle vous souhaitez que vos informations soient numérisées, il est important que vous indiquiez vos propres souhaits et exigences. Vous pouvez penser à centraliser ou décentraliser la numérisation de vos fichiers. L’étape suivante consiste à indiquer les métadonnées sur lesquelles vous voulez que vos fichiers soient enregistrés, afin que la partie concernée – et vous-même – puissiez toujours retrouver vos fichiers facilement et rapidement. Afin de numériser vos fichiers, vous pouvez indiquer un certain nombre de choses, telles que… ;
- Voulez-vous ajouter des agrafes électroniques à vos fichiers ?
- Voulez-vous garder tous les onglets numériquement ?
- Quelle qualité choisissez-vous pour votre fichier numérique (200 ou 300 dpi) ?
- Vous souhaitez retourner vos fichiers papier après leur numérisation, ou préférez-vous les faire conserver à l’extérieur ?
- Voulez-vous que votre fichier soit numérisé en noir et blanc ou en couleur ? Pour certaines choses, nous vous conseillons de numériser en couleur. Pensez à des preuves d’identité qui montrent une bien meilleure qualité de couleur. Nous disons toujours : ne faites que ce qui est vraiment nécessaire en couleur. Ainsi, vous économisez non seulement des coûts, mais aussi du nombre de gigaoctets en termes de capacité de stockage.
Nos conseils
Bien entendu, nous vous conseillons également volontiers de notre point de vue professionnel sur la numérisation de vos fichiers. Vous ne savez pas si vous voulez numériser localement ou centralement ? Nous vous donnons des conseils sur mesure afin que votre organisation puisse réagir rapidement à l’évolution des circonstances. La mise en œuvre d’une nouvelle méthode de travail exige beaucoup de la part d’une organisation. Les processus doivent être redéfinis, les employés peuvent assumer différents rôles au sein de l’organisation et – sans parler – créer un soutien parmi les employés.
Êtes-vous prêt à transformer votre organisation papier en un monde numérique ? Alors commencez par ces conseils !