Maintenant que Covid-19 nous tient, ainsi que le monde entier, sous son emprise, les organisations tentent de limiter les dégâts, de travailler à domicile lorsque c’est possible, et toutes sortes de nouvelles initiatives créatives se développent. Chez Archive-IT, nous recevons beaucoup de questions sur l’accessibilité numérique de l’information. En raison du grand nombre de travailleurs à domicile, les organisations rencontrent des problèmes variés.
Obstacles
Certains des problèmes que les gens rencontrent lorsqu’il s’agit de l’accessibilité de l’information :
- Le classeur à papier n’est pas accessible depuis la maison.
- Les documents numériques sur les serveurs internes ne sont pas accessibles ou sont difficiles d’accès et/ou peuvent être partagés avec des collègues.
- Le flux physique de courrier n’atteint pas l’employé en question.
- Parce que les collègues sont malades et que les informations ne sont pas archivées de manière structurée, il est difficile de retrouver certains documents.
Souvent, les limites d’un certain mode de travail ne sont réalisées que lorsque le mode de travail régulier est adapté. Cette fois, malheureusement, en raison d’une terrible pandémie.
Solutions numériques
Heureusement, il existe de nombreuses solutions qui peuvent lever ces limitations. Cela peut être réalisé de manière assez accessible et simple. Pensez, par exemple :
- Numérisation et mise à disposition d’informations sur papier avec soin.
- Une application où les informations – quelle que soit leur source – sont archivées, ce qui les rend accessibles aux utilisateurs autorisés de manière sûre et conviviale.
- Externaliser le traitement du courrier, le faire numériser et le mettre à la disposition des destinataires sous forme numérique.
- Grâce à des logiciels et des flux de travail, les documents peuvent être facilement consultés, partagés, approuvés et suivre ce qu’il advient de certaines informations.
Pas à pas
Il n’est pas nécessaire d’être radical pour réaliser ce genre de demandes au sein de votre organisation. Par exemple, commencez à une petite échelle, expérimentez son fonctionnement et élargissez-le lorsque votre organisation est prête.
Nos services sont tout simplement opérationnels pendant cette crise. Cela signifie que nous pouvons archiver et numériser vos archives, vos dossiers et vos documents de manière soigneuse et sécurisée. En outre, nous pouvons – également à distance – mettre en œuvre notre application logicielle dans vos locaux, afin que vous puissiez accéder à vos informations à tout moment et en tout lieu. Partout où vous travaillez.
Nos collaborateurs sont à votre service. N’hésitez pas à échanger des idées avec nous via une rencontre en ligne avec l’un de nos conseillers. Nous serons heureux de vous aider.