La gestion des données peut s'avérer difficile, surtout dans un monde où les organisations traitent et stockent de plus en plus d'informations de manière numérique. Diverses lois et réglementations, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) et les réglementations sectorielles, rendent nécessaire la maîtrise des données. Cela nécessite une approche structurée dans laquelle la qualité, l'intégrité et la sécurité des données sont centrales. Mais que signifient exactement ces termes ? Pourquoi sont-ils si importants et quels risques une organisation court-elle si elle n'est pas correctement alignée ?  

Qualité des données, intégrité des données et sécurité des données : comment ces concepts fonctionnent-ils ensemble ? 

Pour gérer correctement les données, il est essentiel de comprendre comment la qualité, l'intégrité et la sécurité des données se complètent et se renforcent mutuellement.  

• La qualité des données fait référence à l'exactitude, à l'exhaustivité, à la disponibilité et à l'actualité des données. Une bonne qualité des données est essentielle pour des processus d'entreprise efficaces et efficients. Des données incomplètes ou obsolètes peuvent conduire à des analyses ou à des décisions erronées. 
• L'intégrité des données va encore plus loin et se concentre sur le maintien de l'exactitude et de la cohérence des données tout au long de leur cycle de vie.  Cela signifie que les données restent fiables en termes de stockage, de traitement et de transmission.
• La sécurité des données comprend toutes les mesures prises pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la manipulation, la perte ou le vol.

Ces trois éléments sont inextricablement liés.  Une qualité élevée des données dépend d'une solide intégrité des données, et les deux sont garanties par une solide stratégie de sécurité des données. 

Risques de manque de contrôle sur les données 

Lorsque les organisations n'accordent pas suffisamment d'attention à la qualité, à l'intégrité et à la sécurité des données, les conséquences peuvent être importantes. Les risques peuvent être divisés en trois grandes catégories : 

Atteinte à l'image et perte de confiance  

Des données incorrectes ou peu fiables peuvent entraîner des erreurs de communication avec les clients et les partenaires. Cela nuit à la confiance dans l'organisation et peut nuire à la réputation. En particulier dans les secteurs où les données sont cruciales, comme la santé et les services financiers, une erreur peut avoir un impact direct sur les clients ou les patients. 

Inefficacités opérationnelles 

La mauvaise qualité des données et les données incohérentes entraînent une perte de temps et de ressources. Les équipes doivent effectuer des vérifications supplémentaires, corriger les erreurs et ajuster les processus. De plus, les failles de sécurité peuvent entraîner une perte de données, ce qui entraîne des coûts de récupération et des sanctions juridiques potentielles. 

Risques juridiques et de conformité 

De nombreuses organisations sont tenues de se conformer à des réglementations strictes en matière de stockage et de protection des données. Le non-respect du RGPD ou d'autres législations pertinentes peut entraîner de lourdes amendes et des conséquences juridiques. Dans certains cas, une violation de données peut même déclencher des poursuites judiciaires de la part des parties concernées.  

Mesures de prévention des risques et de promotion des processus 

La prévention des risques et l'amélioration des processus de données nécessitent une approche structurée. Celle-ci se compose de trois parties principales : 

1. Améliorez la qualité des données 

Pour garantir des données de haute qualité, il faut d'abord prendre les mesures suivantes :  

• Normalisation : Définissez des normes et des structures de données claires au sein de l'organisation. Cela permet d'éviter les incohérences et de faciliter le traitement des données.  
• Processus de validation : Vérifiez l'exhaustivité et l'exactitude des données saisies. Cela peut être automatisé par un logiciel qui reconnaît et corrige les erreurs. 
• Nettoyage des données : effectuez des vérifications et des nettoyages périodiques pour supprimer les données obsolètes, dupliquées ou incorrectes. 
• Surveillance de la qualité des données : effectuez des contrôles de qualité réguliers pour maintenir vos données à jour et exactes. Cela permet de détecter rapidement les écarts et de les corriger immédiatement. 
• Formation et sensibilisation : Assurez-vous que les employés comprennent l'importance de la qualité des données et comment ils contribuent à une gestion correcte et efficace des données. 

2. Promouvoir l'intégrité des données 

Pour s'assurer que les données restent fiables, les mesures suivantes peuvent être prises : 

• Mettre en place une intégrité référentielle forte : assurez-vous que les relations entre les tables de la base de données restent cohérentes en les examinant régulièrement. Cela permet d'éviter les erreurs et de garantir l'exactitude des données liées. 
• Utilisation des contrôles et validation à la saisie : Limitez la possibilité de saisir des données erronées ou incomplètes grâce à des contrôles automatisés. 
• Normalisation des données : stockez les données de manière standardisée pour éviter les doublons et assurer la cohérence. La normalisation permet également une gestion plus efficace des données et facilite l'intégration des données dans plusieurs systèmes. 
• Contrôle de version et journaux d'audit : gardez une trace des modifications apportées, par qui et quand, afin que les erreurs puissent être facilement corrigées et les fraudes détectées. 
• Automatisation : réduisez les erreurs humaines en automatisant les processus tels que les migrations et les validations de données. 

3. Renforcer la sécurité des données

La sécurité des données est essentielle pour prévenir les violations de données et les cybermenaces. Les mesures importantes sont les suivantes : 

Comment cela fonctionne-t-il chez Archive-IT ? 

Archive-IT a développé ses processus internes et ses logiciels en mettant l'accent sur la qualité et la sécurité. Ce dévouement se reflète également dans nos certifications. Nous sommes certifiés ISO 27001 et ISO 9001. Cela signifie que nos processus répondent à des exigences strictes dans le domaine de la sécurité de l'information et de la gestion de la qualité. Ces certifications sont obtenues après des audits indépendants rigoureux. Pour garantir davantage la sécurité, une attention particulière est accordée à la sensibilisation des employés à la sécurité. De plus, un responsable de la qualité, de la confidentialité et de la sécurité supervise le respect des directives. 

De plus, nous appliquons le principe du besoin d'en connaître, selon lequel les employés n'ont accès qu'aux données dont ils ont besoin pour leur travail. Cela s'applique aussi bien à l'accès physique à notre bâtiment qu'aux systèmes numériques. 

Notre logiciel offre des fonctionnalités avancées pour améliorer la qualité et la sécurité des données, et aide les organisations à se conformer au RGPD. Par exemple, grâce à des fonctionnalités de stockage sécurisé des documents, à des politiques de conservation automatisées et à la suppression définitive des données conformément aux réglementations légales. 

Conclusion

La qualité, l'intégrité et la sécurité des données sont essentielles pour des opérations fiables et efficaces. Sans maîtrise des données, les organisations peuvent faire face à des atteintes à la réputation, à des inefficacités et à des risques juridiques. En prenant des mesures proactives et en travaillant avec des partenaires de confiance tels qu'Archive-IT, les entreprises peuvent s'assurer que leurs données sont non seulement sécurisées, mais aussi de haute qualité et utilisables pour la prise de décision stratégique. 

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont vous pouvez garantir de manière optimale la sécurité de vos données ? N'hésitez pas à nous contacter ou à lire notre blog : "La sécurité de vos données"!