Qu'il s'agisse de documents papier à numériser ou de documents déjà numériques, il manque souvent les caractéristiques d'un document numérique. Les caractéristiques qui sont nécessaires pour réaliser un format numérique, ou pour se conformer aux lois et règlements. Afin d'attribuer certaines caractéristiques à un type de document, la classification est indispensable. Dans le cadre de la classification, les documents sont affectés de manière logicielle à un type de document prédéfini. Les données non structurées sont transformées en informations structurées. Mais comment fonctionne exactement le processus de classification ?
Il arrive régulièrement que l'on ne conserve initialement qu'un dossier papier, mais que l'on souhaite le numériser après un certain temps. À cette fin, les documents des archives physiques doivent être caractérisés dans des types de documents prédéfinis. En outre, les fichiers numériques sont classés par types de documents, ce qui permet de retrouver plus rapidement certains documents. Prenons l'exemple d'un dossier personnel. Lors de la numérisation, le logiciel utilise la classification pour reconnaître s'il s'agit d'un contrat de travail, d'un certificat de bonne conduite d'une déclaration de taxe sur les salaires, d'une copie d'une pièce d'identité, etc.
La classification est également utilisée pour appliquer la législation et la réglementation. Par exemple, en extrayant une date d'un certain document, la période de conservation peut être déterminée. Par exemple, voulez-vous remplacer les certificats de bonne conduite de vos employés tous les trois ans ? En utilisant à la fois la classification et l'extraction de données, la date d'entrée en vigueur du certificat de bonne conduite peut être ajoutée à l'attribut du dossier, auquel vous pouvez ensuite appliquer votre politique de suppression. Il existe de nombreux autres exemples où la classification (avec ou sans extraction de données) peut être utilisée.
Un projet de classification est caractérisé par un taux de reconnaissance. Un taux de reconnaissance est exprimé en pourcentage, ce qui indique pour combien de documents le logiciel a reconnu un type de document. L'avantage de la classification est que vous pouvez facilement créer des catégories dans vos documents. Cela vous permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble, de mieux vous adapter à vos méthodes de travail actuelles et de simplifier la recherche. Il est également possible de lier des périodes de conservation individuelles à un document spécifique. Cela s'explique par le fait que les documents sont classés au niveau du document.
Avant de commencer à classer les documents, il est important de faire l'inventaire du nombre exact de documents que vous voulez classer et des types de documents concernés. Ensuite, les types de documents sont configurés dans le logiciel. Elle est suivie d'une journée de formation, au cours de laquelle un certain nombre de documents sont testés. Ensuite, le logiciel peut être ajusté et complété si nécessaire. Lorsque le logiciel est correctement configuré, le projet en vrac peut être classé. Une fois la classification effectuée, il est encore possible de classer manuellement les éventuels traînards par la suite.
Au cours des dernières années, Archive-IT a acquis une grande expérience des projets de classification. En outre, notre bonne réputation a fait de nous un partenaire certifié pour les progiciels externes qui traitent de l'importation de documents, comme notre collaboration avec des progiciels ERP comme AFAS et Visma Raet.
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