Le pouvoir d'un plan de classement
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Heureusement, de nombreuses organisations deviennent de plus en plus efficaces et numériques. Cependant, tout le monde n'a pas encore totalement basculé dans le monde numérique. Les technologies disponibles aujourd'hui ne sont pas (encore) utilisées de manière optimale. De nombreux documents sont peut-être déjà numérisés, mais, secrètement, il y a encore beaucoup de papier qui circule dans de nombreuses entreprises. Est-ce à cause des investissements potentiellement élevés et des craintes concernant la sécurité des informations ? Ou avez-vous peur de détruire vos dossiers papier une fois pour toutes ?
Le papier est le support de communication depuis des décennies. Entre-temps, de nombreuses entreprises et organisations ont partiellement adopté le travail numérique. Toutefois, il est encore possible de s'améliorer lorsqu'il s'agit de travailler de manière numérique. Inconsciemment, il y a encore beaucoup de papier dans l'atelier, ce qui crée une situation hybride. Il y a une crainte de numériser ce qui est encore sur papier et de voir ensuite le papier détruit. Certaines personnes aiment encore la sensation du papier, la tangibilité de l'information et le fait de tenir quelque chose en main. Cette situation hybride entraîne une baisse de l'efficacité, une moins bonne accessibilité de l'information et une moindre sécurité.
Bien sûr, vous ne voulez pas ça non plus. À l'ère du numérique, nous ne pouvons plus nous passer de la technologie. Alors pourquoi ne pas l'utiliser pleinement et le faire fonctionner à notre avantage ? Si vous travaillez déjà partiellement en numérique, pourquoi ne pas le faire entièrement ? Pensez au temps de recherche des informations qui est énormément réduit et aux informations qui peuvent être facilement partagées et éditées. Par exemple, un ancien employé a-t-il besoin d'un dossier pour sa retraite ? Si ce dossier est numérique, vous pouvez préparer ces documents pour une période définie. Idéal, non ?
Si nous prenons en considération les faits ci-dessus, la situation idéale est une solution entièrement numérique qui conserve les avantages du papier. Les gens préfèrent travailler de manière intuitive. Et les solutions TIC compliquées ne sont malheureusement pas conçues pour cela. Archive-IT, spécialiste de l'archivage numérique des fichiers sensibles à la confidentialité, a relevé ce défi. Nous avons développé une solution qui vous permet de travailler sur des appareils numériques comme vous avez l'habitude de le faire avec du papier. Cela signifie, entre autres, que vous pouvez parcourir votre fichier numérique, mais aussi ombrer, comparer, ajouter des signets et des notes. Les avantages dont vous bénéficiez avec le papier, vous les bénéficiez également de manière numérique et tout cela avec tous les autres avantages numériques !
La sécurité est un aspect qui doit toujours être pris en considération. Surtout dans le monde numérique. Envoyez-vous des informations par e-mail ou par d'autres applications ? Vous devriez alors pouvoir être certain que ces connexions sont sûres et que toutes les procédures relatives à la sécurité numérique sont strictement respectées. Archive-IT prouve que la sécurité des informations est garantie par son certificat ISO27001 : la norme en matière de sécurité de l'information ! Archive-IT est également conforme à RGPD.
Nous ne pouvons plus l'ignorer. Nous devrons embrasser pleinement l'ère numérique et la laisser travailler à notre avantage. Mais de manière à ce qu'elle soutienne les méthodes de travail actuelles. Vous souhaitez en savoir plus sur la possibilité de travailler de façon entièrement numérique ? Nos conseillers se feront un plaisir de vous aider !
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